XRechnung oder ZUGFeRD? Diese Frage stellen sich aktuell viele Solo-Selbstständige, Handwerker und Freiberufler. Beide sind in Deutschland zugelassene E-Rechnungsformate, beide erfüllen die ab 2025 geltende Empfangspflicht und beide bauen auf der europäischen Norm EN 16931 auf. Und trotzdem sind sie technisch grundverschieden. Wer das nicht versteht, schickt schnell das falsche Format an den falschen Empfänger.
Dieser Vergleich erklärt die Unterschiede ohne Buzzwords, zeigt mit einer Tabelle, wo jedes Format Stärken hat, gibt einen Entscheidungsbaum für die Praxis und beantwortet die typischen Fragen rund um xrechnung oder zugferd. Am Ende weißt du, welches Format du für welchen Kunden nutzen solltest und warum SimplyBills dir die Entscheidung im Alltag abnimmt.
Die Kurzform: Was ist der Unterschied?
XRechnung ist ein reines XML-Dokument. Keine sichtbare PDF-Seite, keine grafische Darstellung. Nur strukturierte Daten, die ein Programm einliest, prüft und automatisch verbucht. ZUGFeRD dagegen ist ein hybrides Format. Du bekommst eine ganz normale PDF-Rechnung, die du wie gewohnt öffnen und lesen kannst. Im PDF steckt jedoch zusätzlich eine versteckte XML-Datei mit denselben Inhalten in maschinenlesbarer Form.
Beide erfüllen ab Profil EN 16931 die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028. Der entscheidende Unterschied liegt also nicht in der rechtlichen Gültigkeit, sondern in der Empfänger-Erfahrung: Wer keine spezielle E-Rechnungssoftware hat, kann mit einer XRechnung wenig anfangen. Eine ZUGFeRD-Datei sieht für ihn aus wie jede andere PDF.
EN 16931: Die gemeinsame Basis
Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD setzen auf der europäischen Norm EN 16931 auf. Diese Norm wurde 2017 vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) veröffentlicht und definiert ein semantisches Datenmodell für E-Rechnungen. Konkret: Sie legt fest, welche rund 160 Geschäftsfelder (Business Terms) eine elektronische Rechnung enthalten muss, von der Rechnungsnummer (BT-1) bis zur USt-ID des Käufers.
Die Norm erlaubt zwei XML-Syntaxen: UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). XRechnung nutzt UBL, ZUGFeRD die CII-Syntax. Beide Syntaxen können das gleiche Datenmodell abbilden. Das heißt: Inhaltlich sind die Formate äquivalent. Nur die Verpackung unterscheidet sich.
Wer die EN-16931-Grundlagen genauer kennen will, findet im verlinkten Artikel eine ausführliche Erklärung zu Datenmodell, CIUS und Validierung. Für diesen Vergleich reicht es zu wissen: Beide Formate sind technisch zwei Wege, dieselbe europäische Norm in eine Datei zu gießen.
XRechnung im Detail
XRechnung ist die offizielle deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) der EN 16931. Entwickelt und gepflegt wird sie von der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Die aktuelle Version ist 3.0.x, neue Versionen erscheinen mindestens einmal pro Jahr. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer XRechnung findest du im Artikel XRechnung erstellen.
Technische Merkmale
- Reines XML: Eine XRechnung ist eine einzelne XML-Datei. Kein PDF, keine Bilder, keine sichtbare Layout-Information. Wer sie ohne Viewer öffnet, sieht nur Code.
- Syntax UBL 2.1: Basiert auf der ISO/IEC-19845-Norm.
- Leitweg-ID Pflicht: Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber muss BT-10 mit der Leitweg-ID des Empfängers gefüllt sein. Ohne diese ID wird die Rechnung von Behördenportalen abgelehnt.
- Strenge Validierung: Die KoSIT stellt einen Validator bereit, der Schema, Schematron-Regeln und Codelisten prüft.
- Übertragung: Typischerweise über PEPPOL, das Bundes-Portal ZRE oder das OZG-konforme Portal OZG-RE.
Stärken
XRechnung ist im B2G-Bereich (Business-to-Government) gesetzt. Bundesbehörden akzeptieren seit November 2020 ausschließlich elektronische Rechnungen, und XRechnung ist dort das Referenzformat. Auch die meisten Landesbehörden verlangen XRechnung. Der praktische Vorteil: Die Daten sind sofort maschinenverarbeitbar, ohne dass ein PDF erst durch Texterkennung laufen muss.
Schwächen
Ohne Software unlesbar. Wer eine XRechnung an einen kleinen Handwerksbetrieb schickt, der noch keine E-Rechnungssoftware hat, löst beim Empfänger Stirnrunzeln aus. Es gibt zwar kostenlose Viewer wie den der KoSIT, aber kein Empfänger sollte sich erst Software installieren müssen, um eine Rechnung zu lesen.
ZUGFeRD im Detail
ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und wurde vom FeRD-Forum entwickelt. Seit Version 2.0 ist ZUGFeRD identisch mit dem französischen Factur-X, was die Suche nach "factur-x vs xrechnung" letztlich obsolet macht: Wer ZUGFeRD nutzt, nutzt automatisch auch das in Frankreich akzeptierte Format. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.3.x. Eine Anleitung zum Erstellen findest du unter ZUGFeRD-Rechnung erstellen.
Technische Merkmale
- Hybridformat: Eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML. PDF/A-3 ist ein archivfähiger PDF-Standard, der das Einbetten beliebiger Dateien erlaubt.
- Syntax UN/CEFACT CII: Branchenübergreifende XML-Syntax, dieselbe wie sie auch in vielen internationalen Rechnungsformaten genutzt wird.
- Profile gestaffelt: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (auch als COMFORT bekannt), EXTENDED und seit ZUGFeRD 2.1 zusätzlich das XRECHNUNG-Profil.
- Visuelle Darstellung: Empfänger sieht eine ganz normale PDF-Rechnung. Im Hintergrund wird die XML maschinell ausgelesen.
- Versand: Per E-Mail wie eine klassische PDF, optional auch über PEPPOL (dann wird typischerweise nur der XML-Teil übertragen).
Stärken
ZUGFeRD ist die freundlichste Variante für Kunden, die noch nicht in der E-Rechnungswelt angekommen sind. Sie öffnen die PDF wie immer, sehen ihre gewohnte Rechnung und können sie ausdrucken oder als Beleg ablegen. Gleichzeitig kann ihre Buchhaltungssoftware die XML-Daten automatisch verarbeiten, sobald sie eingerichtet ist. Damit ist ZUGFeRD ideal für B2B-Beziehungen mit gemischtem Digitalisierungsgrad und für B2C-Rechnungen an Privatkunden.
Schwächen
Behörden akzeptieren in der Regel nur die Profile EN 16931 und XRECHNUNG. Wer aus Bequemlichkeit ein niedrigeres Profil erzeugt, riskiert Ablehnung. Außerdem ist die Dateigröße größer als bei reinem XML, weil das PDF mitgeführt wird.
Feature-Vergleich: XRechnung vs ZUGFeRD
Die folgende Tabelle stellt beide Formate Merkmal für Merkmal gegenüber. Sie ist gleichzeitig die Antwort auf die häufigste Suchanfrage rund um unterschied xrechnung zugferd 2.3: Inhaltlich gleich, technisch verschieden, empfängerseitig sehr unterschiedlich.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD (ab EN 16931) |
|---|---|---|
| Format-Typ | Reines XML | Hybrid: PDF/A-3 + eingebettetes XML |
| Empfänger B2G (Behörden) | Standard, Pflicht für Bund | Akzeptiert ab Profil EN 16931 / XRECHNUNG |
| Empfänger B2B (Unternehmen) | Möglich, oft technisch zu sperrig | Empfohlen, sehr verbreitet |
| Empfänger B2C (Privatkunden) | Ungeeignet | Ideal (PDF-Ansicht funktioniert) |
| Rechtliche Validität (EN 16931) | Voll konform | Voll konform ab Profil EN 16931 |
| PDF-Darstellung | Keine, nur Viewer | Eingebaut, sofort lesbar |
| Maschinenlesbarkeit | Maximal | Maximal (über XML-Teil) |
| Profile | Eine Variante, mit nationalen CIUS | MINIMUM bis EXTENDED, plus XRECHNUNG-Profil |
| Bevorzugte Übertragungswege | PEPPOL, ZRE, OZG-RE | E-Mail, PEPPOL (nur XML), DMS-Upload |
| Hauptanwendung | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber | B2B-Rechnungen, B2C-Rechnungen, Mischbetriebe |
| Aktuelle Versionen | 3.0.x (KoSIT) | 2.3.x (FeRD), kompatibel mit Factur-X |
| Tooling-Aufwand beim Empfänger | Software / Viewer nötig | Keine Software für Anzeige nötig |
| Archivierung | XML 10 Jahre, GoBD-konform | PDF/A-3 10 Jahre, GoBD-konform |
Wann brauchst du welches Format?
Die Tabelle zeigt: Beide Formate haben ihre Berechtigung. Entscheidend ist der Empfänger. Wir gehen die drei wichtigsten Fälle durch.
Rechnung an eine Behörde (B2G)
Hier ist XRechnung der sichere Standard. Bundesbehörden und die meisten Bundesländer schreiben XRechnung sogar explizit vor. ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder im XRECHNUNG-Profil wird zwar zunehmend akzeptiert, aber prüfe das vorher beim Auftraggeber. Im Zweifel: XRechnung wählen. Eine ausführliche Anleitung zum Behördenversand bietet der Artikel E-Rechnung an Behörden senden.
Rechnung an ein Unternehmen (B2B)
Hier ist ZUGFeRD meist die bessere Wahl. Der Kunde bekommt seine gewohnte PDF, kann sie weiterleiten, ausdrucken oder im Buchhaltungssystem ablegen. Gleichzeitig kann seine DATEV- oder Buchhaltungssoftware die eingebetteten XML-Daten automatisch übernehmen. Nur wenn der Kunde explizit XRechnung verlangt (das tun einige Konzerne mit eigenen Empfangsportalen), schickst du XRechnung. Wer noch tiefer ins B2B-Thema einsteigen will, findet im Artikel B2B-E-Rechnungspflicht Anleitung die wichtigsten Praxisinformationen.
Rechnung an einen Privatkunden (B2C)
Für Privatkunden ist ZUGFeRD die einzig sinnvolle Variante. Eine reine XML-Datei kann der Endkunde nicht öffnen. Eine ZUGFeRD-Rechnung dagegen sieht aus wie jede andere PDF, hat aber den Vorteil, dass sie GoBD-konform archivierbar ist und im Zweifel sogar maschinell ausgelesen werden kann. Speziell für Handwerksbetriebe (Stichwort: xrechnung zugferd handwerker) ist das der pragmatische Weg, ohne die Stammkundschaft mit Technikfragen zu überfordern.
Entscheidungsbaum für die Praxis
Wenn du im Alltag schnell entscheiden musst, hilft dir folgender Baum.
- Geht die Rechnung an eine Behörde oder eine öffentliche Einrichtung? Ja: XRechnung. Nein: weiter zu Frage 2.
- Hat der Kunde explizit XRechnung als Pflichtformat genannt (z. B. großer Konzern mit Empfangsportal)? Ja: XRechnung. Nein: weiter zu Frage 3.
- Ist der Empfänger ein Unternehmen mit eigener Buchhaltungssoftware? Ja: ZUGFeRD im Profil EN 16931. Nein: weiter zu Frage 4.
- Ist der Empfänger ein Privatkunde oder ein kleiner Betrieb ohne Buchhaltungssoftware? Ja: ZUGFeRD, weil die PDF lesbar bleibt.
In der Praxis fallen über 80 Prozent der Solo-Selbstständigen mit dieser Logik auf ZUGFeRD. XRechnung kommt vor allem zum Einsatz, wenn öffentliche Auftraggeber im Spiel sind. Beide Wege sind rechtssicher.
Beispiel-Workflows
Workflow 1: Malerbetrieb stellt Rechnung an die Stadtverwaltung
Ein Malerbetrieb hat einen Auftrag für das Rathaus erledigt. Die Stadt hat eine Leitweg-ID im Bestellschreiben angegeben. In SimplyBills wählt der Malermeister XRechnung, gibt die Leitweg-ID ein, und das Tool generiert die XML-Datei. Versendet wird sie per Mail an die Behördenadresse oder über PEPPOL. Die Behörde liest die Daten direkt ein – weniger Tippfehler, schnellere Bezahlung.
Workflow 2: Webdesignerin schreibt Rechnung an Mittelstandskunde
Eine Webdesignerin hat einen Auftrag für einen Maschinenbauer abgeschlossen. Der Kunde nutzt DATEV. Sie wählt in SimplyBills ZUGFeRD im Profil EN 16931. Heraus kommt eine PDF, die der Kunde wie gewohnt erhält. Seine DATEV-Software erkennt das eingebettete XML und übernimmt die Rechnungsdaten automatisch.
Workflow 3: Fotografin fakturiert an Privatkunden
Eine Hochzeitsfotografin schickt nach jedem Auftrag eine Rechnung an das frisch verheiratete Paar. Sie nutzt ZUGFeRD. Das Paar bekommt eine ganz normale PDF mit allen Pflichtangaben. Die Fotografin erfüllt alle GoBD- und EN-16931-Anforderungen und kann ihre Buchhaltung später jederzeit automatisieren.
Versionen und Kompatibilität
XRechnung wird jährlich von der KoSIT aktualisiert, aktuell verbreitet ist Version 3.0.2. ZUGFeRD liegt in Version 2.3.x vor. Das XRECHNUNG-Profil in ZUGFeRD 2.3 ist quasi eine XRechnung in PDF/A-3-Verpackung und wird von Behörden akzeptiert, die das so vorgesehen haben. SimplyBills hält beide Versionen automatisch aktuell.
| Aspekt | XRechnung 3.0 | ZUGFeRD 2.3 |
|---|---|---|
| Veröffentlicht von | KoSIT | FeRD |
| Pendant im Ausland | Italienische FatturaPA-Logik vergleichbar | Identisch mit französischem Factur-X |
| Update-Zyklus | Jährlich (1. Februar typisch) | Unregelmäßig, alle 12 bis 24 Monate |
| Abwärtskompatibilität | Hoch, alte Versionen oft zugelassen | Hoch, Profile bleiben stabil |
Empfänger-Akzeptanz: Was läuft wo?
Eine Frage, die häufig auftaucht: "behörde xrechnung zugferd akzeptiert – stimmt das oder nicht?" Die ehrliche Antwort: Es kommt darauf an. Die folgende Übersicht zeigt die Praxis:
- Bundesbehörden (über ZRE): XRechnung ist Pflicht. ZUGFeRD wird im Profil XRECHNUNG zunehmend akzeptiert, aber prüfe es vor dem Versand.
- Landesbehörden: Sehr unterschiedlich. Bayern, NRW, Baden-Württemberg akzeptieren XRechnung über eigene Portale. ZUGFeRD wird je nach Bundesland akzeptiert oder abgelehnt.
- Kommunen: Häufig kein eigenes Portal. Versand per Mail mit XRechnung als XML-Anhang ist gängig. ZUGFeRD wird oft akzeptiert, weil der Sachbearbeiter die PDF problemlos öffnen kann.
- Unternehmen (B2B): Akzeptieren typischerweise beide Formate. Tendenz: Mittelständler bevorzugen ZUGFeRD, Konzerne mit Empfangsportal verlangen oft XRechnung.
- Privatkunden: Brauchen ZUGFeRD oder eine klassische PDF. XRechnung ist hier sinnlos.
Übertragungswege
Format und Übertragung sind zwei unterschiedliche Dinge. Du kannst eine XRechnung per Mail schicken oder über PEPPOL. Du kannst eine ZUGFeRD-PDF per Mail, über ein Kundenportal oder auch via PEPPOL versenden. Hier die typischen Kombinationen:
- E-Mail: Funktioniert für beide Formate. ZUGFeRD ist hier komfortabler, weil der Empfänger das PDF sofort sieht.
- PEPPOL: Standardweg für Behörden. Liefert die Rechnung sicher und nachvollziehbar. Bei ZUGFeRD wird in der Regel nur der XML-Teil transportiert.
- ZRE / OZG-RE: Webportale des Bundes. Akzeptieren XRechnung und seit 2023 auch ZUGFeRD im XRECHNUNG-Profil.
- Kundenportal / DMS-Upload: Viele Konzerne haben eigene Portale. Hier wird meist XRechnung verlangt.
- API-Anbindung: Größere Lieferanten mit eigener Schnittstelle übermitteln XML direkt in die Empfänger-Software.
Hybride Strategie: Beide Formate parallel
Die gute Nachricht: Du musst dich nicht für ein Format entscheiden. Solo-Selbstständige stellen typischerweise Rechnungen an unterschiedliche Empfänger – heute an die Stadt, morgen an einen Privatkunden, übermorgen an einen B2B-Kunden mit DATEV. Wer beide Formate beherrscht, deckt alle Fälle ab.
Genau hier setzt SimplyBills an. Du erfasst deine Rechnung einmal mit allen Pflichtangaben (eine Übersicht der Pflichtangaben findest du in der Pflichtangaben-Checkliste). Beim Erstellen wählst du nur das Ausgabeformat: XRechnung XML, ZUGFeRD PDF oder beides. Die Daten bleiben dieselben, nur die Verpackung ändert sich.
So funktioniert das in SimplyBills
- Daten einmal erfassen: Kunde, Positionen, Steuersatz, Zahlungsziel – wie gewohnt unter Rechnung erstellen.
- Format wählen: Ein Klick auf "XRechnung" oder "ZUGFeRD". Bei Kleinunternehmern wird der S19-UStG-Hinweis automatisch ergänzt.
- Validierung im Hintergrund: SimplyBills prüft EN-16931-Pflichtfelder vor dem Erzeugen.
- Versand: Direkt per Mail aus dem Tool oder Download für PEPPOL / Behördenportal.
- Archivierung: Beide Formate werden GoBD-konform zehn Jahre archiviert. Details unter Funktionen.
Und falls du noch alte PDF-Rechnungen hast, die du in eine E-Rechnung umwandeln möchtest, schau dir die KI-Scan-Anleitung an. Die hebt das XML-Layer rückwirkend in deine bestehenden PDFs.
Kosten und Aufwand
Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD sind kostenlose offene Standards. Du zahlst nur für die Software, die sie erzeugt. SimplyBills bietet beide Formate im Free-Tarif für bis zu fünf Rechnungen pro Monat an. Im Pro-Tarif (9 Euro pro Monat) ist die Anzahl unbegrenzt. Eine Übersicht der Tarife findest du unter Preise.
Beim Aufwand gibt es keinen Unterschied, sofern dein Tool beide Formate beherrscht. Wer dagegen versucht, XRechnung per Hand in einem XML-Editor zu schreiben, wird scheitern. Das ist kein Mangel der Norm, sondern die Realität strukturierter Daten.
Zukunftssicherheit beider Formate
Beide Formate sind politisch und technisch verankert. EN 16931 wird kontinuierlich weiterentwickelt, und sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD passen sich an. Die deutsche B2B-Pflicht ab 2027/2028 lässt sich mit beiden Formaten erfüllen. Auch für die geplanten EU-weiten ViDA-Initiativen (VAT in the Digital Age) sind beide Formate kompatibel.
Wer ZUGFeRD wählt, ist zusätzlich für Frankreich gerüstet, weil Factur-X technisch gleich ist. Wer XRechnung wählt, ist für deutsche Behörden optimal aufgestellt. Beide Investitionen verfallen nicht. Wer mit SimplyBills arbeitet, kann sogar jederzeit zwischen beiden wechseln.
Spezialfall Kleinunternehmer und Freiberufler
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand elektronischer Rechnungen vorerst befreit, müssen aber empfangen können. Viele steigen freiwillig auf ZUGFeRD um, weil das Format wie eine normale PDF aussieht und trotzdem zukunftssicher ist. Details stehen im Artikel E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer. Freiberufler finden im Beitrag Rechnung schreiben als Freiberufler einen kompakten Überblick.
FAQ: Häufige Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD
Welches Format soll ich nutzen, wenn ich gemischte Kunden habe?
ZUGFeRD als Standard, XRechnung bei Bedarf. In SimplyBills wechselst du zwischen beiden Formaten pro Rechnung mit einem Klick. Behördenkunden bekommen XRechnung, alle anderen ZUGFeRD. So bedienst du jeden Empfänger korrekt, ohne die Daten zweimal pflegen zu müssen.
Akzeptieren Behörden auch ZUGFeRD?
Ja, aber nur die Profile EN 16931 und XRECHNUNG. Andere Profile reichen nicht. Konkret hängt es vom Empfänger ab: Bundesbehörden über ZRE und OZG-RE akzeptieren ZUGFeRD im XRECHNUNG-Profil. Landesbehörden sind uneinheitlich. Im Zweifel XRechnung wählen, weil sie überall akzeptiert wird.
Ist ZUGFeRD an Privatkunden sinnvoll?
Ja, weil das Format wie eine normale PDF-Rechnung aussieht. Der Kunde merkt von der eingebetteten XML nichts und behandelt die Rechnung wie gewohnt. Du selbst hast aber eine vollständig EN-16931-konforme Rechnung erzeugt und kannst sie GoBD-konform archivieren. XRechnung wäre an Privatkunden ungeeignet, weil reines XML für sie nicht lesbar ist.
Was bedeutet "hybride E-Rechnung"?
Hybrid heißt: zwei Darstellungsformen in einer Datei. Bei ZUGFeRD ist das eine PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Das PDF ist für Menschen, das XML für Maschinen. Beide Teile enthalten dieselben Rechnungsinhalte. Du musst nichts doppelt pflegen, weil die Software beide Schichten aus denselben Daten erzeugt.
Welches Format ist zukunftssicher?
Beide. EN 16931 ist die europäische Norm, XRechnung und ZUGFeRD sind die deutschen Implementierungen. Beide werden gepflegt, beide sind politisch verankert, beide erfüllen die deutsche B2B-Pflicht ab 2027/2028. Solange du EN-16931-konform arbeitest (also ZUGFeRD ab Profil EN 16931 oder XRechnung), bist du langfristig auf der sicheren Seite.
Kann ich beide Formate parallel verwenden?
Ja, das ist sogar die übliche Strategie. Solo-Selbstständige nutzen ZUGFeRD als Standard für die meisten Rechnungen und XRechnung gezielt für Behörden oder Kunden, die es explizit fordern. SimplyBills macht das ohne Doppelarbeit möglich: Eine Rechnung erfassen, beim Erzeugen das Format wählen, fertig.
Was passiert, wenn ich das falsche Format an einen Behördenkunden schicke?
Im besten Fall weist der Empfänger die Rechnung zurück und du musst sie neu erzeugen. Im schlimmsten Fall verzögert sich die Zahlung um Wochen, weil die Rechnung im Empfangsportal nicht verarbeitet werden kann. Achte daher auf die Vorgaben des Auftraggebers, idealerweise schon bei der Bestellung erfragen, ob XRechnung gewünscht ist.
Fazit
XRechnung und ZUGFeRD sind keine Konkurrenten, sondern Geschwister. Beide bauen auf EN 16931 auf, beide erfüllen die deutsche E-Rechnungspflicht, beide haben klare Anwendungsfälle. XRechnung ist der Standard für Behörden, ZUGFeRD die freundliche Wahl für B2B- und B2C-Kunden. Wer beide Formate beherrscht, kann jeden Kunden bedienen.
SimplyBills nimmt dir die Entscheidung im Alltag ab. Du gibst deine Rechnungsdaten einmal ein und wählst beim Erzeugen das passende Format. Im Free-Tarif bis zu fünf Rechnungen pro Monat kostenlos, im Pro-Tarif unbegrenzt. Probier es unter Rechnung erstellen aus oder schau dir die Funktionen im Detail an.
