Kurz gesagt: "Gratis" ist bei E-Rechnungs-Tools selten geschenkt. Meist heisst es: Free-Tier mit Limit, Open-Source mit Setup-Aufwand oder 14-Tage-Trial. SimplyBills geht den Free-Tier-Weg ehrlich: 5 Rechnungen pro Monat, dauerhaft, mit allen Formaten (XRechnung, ZUGFeRD, PDF) und ohne Kreditkarte. Dieser Artikel zeigt, was ein E-Rechnungs-Tool 2026 koennen muss, welche Limits realistisch sind und wann sich ein Upgrade lohnt.
Seit dem 1. Januar 2025 muessen deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen koennen. Ab 2027 wird der Versand fuer Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz Pflicht, ab 2028 fuer alle. Wer noch mit Word oder Excel arbeitet, hat zwei Optionen: teure Vollsoftware kaufen oder ein modernes Online-Tool nutzen. Die zweite Option ist fuer Solo-Selbstaendige fast immer die richtige.
Was "gratis" bei E-Rechnungs-Tools wirklich bedeutet
Wer nach "e-rechnung online erstellen gratis" sucht, landet schnell bei Anbietern, die mit "kostenlos" werben — und meinen damit drei sehr unterschiedliche Dinge. Es lohnt sich, den Unterschied zu kennen, bevor man Daten eingibt.
Freemium: dauerhaft kostenlos, aber mit Limits
Das ist das ehrlichste Modell. Du bekommst eine echte Vollversion, allerdings mit einer Mengenbeschraenkung — typischerweise 3 bis 10 Rechnungen pro Monat. Wer drueber kommt, zahlt fuer einen Bezahlplan. Vorteil: Du kannst das Tool unbegrenzt testen, ohne dass dich eine Trial-Phase rauswirft. Nachteil: Bei mehr Volumen musst du umsteigen. SimplyBills, Zoho Invoice und einige internationale Anbieter arbeiten so.
Open-Source: kostenlos, aber Hosting selbst
Tools wie Crater oder InvoicePlane sind komplett kostenlos. Du brauchst dafuer einen Server, musst PHP und MySQL installieren, Updates einspielen und Backups selbst organisieren. Fuer technische Selbststaendige eine Option, fuer Handwerker oder Beraterinnen praktisch nie. Dazu kommt: Die meisten Open-Source-Loesungen unterstuetzen XRechnung oder ZUGFeRD nicht out of the box.
Trial: 14 oder 30 Tage, danach kostenpflichtig
Sevdesk, Lexware, Billomat — alle bieten Testphasen an, die nach Ablauf automatisch in einen Bezahlplan uebergehen. Das ist kein gratis, sondern ein Probetrieb. Wer die Kuendigung vergisst, zahlt. Wer "e-rechnung freeware" im engeren Sinn sucht, sollte solche Angebote nicht mitzaehlen.
Werbefinanziert oder Datenmodell
Ein paar wenige Anbieter finanzieren sich ueber Werbung oder durch den Verkauf von aggregierten Daten. Bei Geschaeftsunterlagen ist das aus DSGVO-Sicht heikel. Wer mit Rechnungsdaten arbeitet, sollte solche Modelle meiden.
Was ein E-Rechnungs-Tool koennen muss
Ein gratis E-Rechnung Tool ist nur dann sinnvoll, wenn es das Wesentliche kann. Hier ist die Liste, an der du jeden Anbieter messen solltest.
XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931
Das ist der Kern. Eine echte E-Rechnung ist kein PDF, sondern eine strukturierte XML-Datei nach europaeischer Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Auspraegungen relevant: XRechnung als reine XML-Datei (Pflicht im B2G-Bereich, also bei Rechnungen an Behoerden) und ZUGFeRD als hybrides Format aus PDF/A-3 plus eingebettetem XML (Standard im B2B). Wer den Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD verstehen will, findet im verlinkten Artikel die ausfuehrliche Erklaerung.
Validierung gegen EN 16931
Eine ungueltige XML wird vom Empfaenger zurueckgewiesen. Ein gutes Tool prueft jede Rechnung gegen das EN-16931-Schema, bevor du sie verschickst. SimplyBills macht das im Hintergrund — du siehst nur das Ergebnis: gruener Haken oder ein klarer Hinweis, was fehlt.
Pflichtangaben automatisch fuellen
Eine Rechnung braucht in Deutschland mindestens zehn Pflichtangaben: vollstaendiger Name und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Liefer-/Leistungsdatum, Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag und Hinweis bei Kleinunternehmern. Die komplette Liste findest du in der Pflichtangaben-Checkliste. Ein gutes Tool fuellt die meisten Felder automatisch aus Stammdaten und warnt, wenn etwas fehlt.
GoBD-konforme Archivierung
Rechnungen muessen in Deutschland 10 Jahre aufbewahrt werden, unveraenderbar und maschinell lesbar. Ein Tool ohne Archiv erfuellt diese Anforderung nicht. Wer eine PDF im Download-Ordner hat und sie nach drei Monaten loescht, hat ein Problem bei der naechsten Betriebspruefung.
Versand und Empfaenger-Adressen
E-Mail-Versand sollte selbstverstaendlich sein. Fuer XRechnung an Behoerden brauchst du zusaetzlich die Leitweg-ID des Empfaengers. Ein gutes Tool kennt die gaengigen Portale (ZRE Bund, OZG-RE, Landesplattformen) und macht es dir leicht, die richtige Adresse zu hinterlegen.
Gratis-Anbieter im Kurzvergleich
Wer ernsthaft 2026 ein "kostenlose e-rechnung software" sucht, hat eine Handvoll Optionen. Den ausfuehrlichen Vergleich findest du im Artikel Beste kostenlose Rechnungsprogramme 2026. Hier ein kompakter Ueberblick.
SimplyBills Free
5 Rechnungen pro Monat, dauerhaft kostenlos. XRechnung und ZUGFeRD in der jeweils aktuellen Version (XRechnung 3.0.2, ZUGFeRD 2.3). PDF-Export, E-Mail-Versand, Kundenverwaltung, ELSTER-Hinweise. Hosting in der EU (Supabase Frankfurt). Keine Kreditkarte bei der Anmeldung. Upgrade auf Pro fuer 9 Euro pro Monat moeglich, wenn du mehr brauchst.
Zoho Invoice
Komplett kostenlos bis 1.000 Rechnungen pro Jahr. Sehr maechtig, aber englischsprachig orientiert. Deutsche XRechnung wird unterstuetzt, ZUGFeRD nur eingeschraenkt. Hosting in den USA — fuer manche Datenschutzbeauftragte ein Knock-out-Kriterium.
Crater (Open Source)
Kostenlos, wenn du selbst hostest. Erfordert PHP, MySQL, Web-Server. Kein natives XRechnung/ZUGFeRD ohne Plugins. Eher fuer Entwickler als fuer Solo-Selbstaendige.
Lexoffice / sevdesk Trials
14 oder 30 Tage gratis testen, danach 13,90 bis 18,90 Euro pro Monat. Kein dauerhaft kostenloses Modell. Fuer "gratis e-rechnung erstellen" im engeren Sinn nicht passend.
Online-Generatoren ohne Anmeldung
Es gibt eine Reihe von Webseiten, die anbieten "rechnung erstellen online ohne anmeldung". Sie erzeugen eine PDF, die du dir herunterladen kannst. Was sie nicht koennen: validierte XRechnung erzeugen, GoBD-konform archivieren, Kunden speichern, Nummernkreise verwalten. Fuer eine einzelne Rechnung in Ausnahmefaellen okay — fuer den regelmaessigen Geschaeftsbetrieb ungeeignet.
SimplyBills Free-Plan im Detail
Der Free-Plan ist keine abgespeckte Demo, sondern eine vollwertige Variante mit Mengenlimit. Was du bekommst:
5 Rechnungen pro Monat, dauerhaft
Das Limit setzt sich jeden Monat zurueck. Wer also im Januar 4 Rechnungen schreibt, kann im Februar wieder 5 schreiben. Es gibt keinen Trial-Counter, der irgendwann ablaeuft. Das Limit ist ehrlich kommuniziert: 5 reichen fuer viele Solo-Selbstaendige mit wenigen Stammkunden — wer mehr braucht, sieht das schnell und kann upgraden.
Alle Formate ohne Aufpreis
XRechnung, ZUGFeRD und klassisches PDF sind im Free-Plan enthalten. Keine Bezahlschranke vor dem XML-Export, kein "XRechnung erst ab Pro". Das ist relevant, weil viele groessere Anbieter genau diese Formate als Premium-Feature verkaufen.
E-Mail-Versand und Kundenverwaltung
Du kannst Rechnungen direkt aus dem Tool per E-Mail versenden — mit angehaengter PDF und (bei ZUGFeRD) eingebettetem XML. Kunden speicherst du als Stammdatensatz: Name, Adresse, Steuernummer, Leitweg-ID bei Behoerden. Bei der naechsten Rechnung klickst du den Kunden an, statt erneut alles einzutippen.
ELSTER-Vorbereitung
Fuer die Umsatzsteuer-Voranmeldung exportiert SimplyBills die noetigen Werte. Das Tool macht nicht die Anmeldung selbst — das ist ELSTER-Sache —, aber es liefert die Zahlen in einer Form, die du direkt uebernehmen kannst.
EU-Hosting (Supabase Frankfurt)
Datenhaltung in der EU ist 2026 kein Luxus, sondern Standard fuer Geschaeftsdaten. SimplyBills nutzt Supabase mit Standort Frankfurt. Damit gilt vollstaendig DSGVO, keine Drittlandsuebermittlung in die USA, keine Standardvertragsklauseln-Diskussionen.
Keine Kreditkarte, keine Verpflichtung
Anmeldung mit E-Mail und Passwort. Fertig. Wer nach drei Tagen merkt "passt nicht", schliesst den Tab. Es laeuft keine Zahlung an. Das ist gerade fuer Solo-Selbstaendige relevant, die sich nicht durch Trial-Abbruch-Phasen quaelen wollen.
Schritt fuer Schritt: erste E-Rechnung in 4 Minuten
So sieht der konkrete Ablauf aus, wenn du jetzt loslegst.
1. Konto anlegen
Auf simplybills.de/rechnung-erstellen gehst du auf "Kostenlos starten". E-Mail und Passwort eingeben, Bestaetigungs-Link im Postfach klicken. Dauert unter einer Minute.
2. Firmenprofil ausfuellen
Name, Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr. Wenn du Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG bist, setzt du einen Haken — alle Folgerechnungen enthalten dann automatisch den Hinweis "Gemaess Paragraph 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet". Wenn du unsicher bist, ob die Kleinunternehmerregelung fuer dich passt, hilft der Ratgeber E-Rechnungspflicht fuer Kleinunternehmer weiter.
3. Kunden und Rechnung erstellen
Du legst einen Kunden an (Name, Adresse, bei B2G zusaetzlich die Leitweg-ID), waehlst dann "Neue Rechnung". Positionen eingeben — Bezeichnung, Menge, Einzelpreis. SimplyBills berechnet Summen und Umsatzsteuer automatisch. Format waehlst du am Ende: ZUGFeRD fuer B2B, XRechnung fuer Behoerden.
4. Pruefen und versenden
Vor dem Versand zeigt das Tool eine Vorschau plus Validierungsergebnis. Wenn die EN-16931-Pruefung gruen ist, klickst du auf "Versenden". Die Rechnung geht per E-Mail an den Kunden, eine Kopie wandert ins GoBD-konforme Archiv (bei Free auf Kundenwunsch als Download).
Wann reicht der Free-Plan, wann nicht?
Eine ehrliche Einschaetzung, wann 5 Rechnungen pro Monat reichen — und wann nicht.
Reicht typischerweise
- Nebenberufliche Freelancer mit 1–3 Stammkunden
- Kleinunternehmer im Aufbau, die monatlich wenige Rechnungen stellen
- Coaches und Berater mit Monatspauschalen
- Handwerker, die hauptsaechlich kleinere Privatauftraege haben
Reicht nicht mehr
- Vollzeit-Freelancer mit wechselnden Kunden (oft 8–15 Rechnungen pro Monat)
- Handwerksbetriebe mit vielen kleinen Auftraegen
- Online-Shops, die fuer jeden Verkauf eine Rechnung erzeugen
- Wer Mahnungen, Angebote oder wiederkehrende Rechnungen braucht
Wer regelmaessig ueber das Limit kommt, sieht das im Tool selbst — die naechste Rechnung im Monat wird dann in einen "Bereit zum Versand"-Zustand gespeichert, aber nicht versendet, bis du upgradest. Keine Datenverluste, keine boese Ueberraschung.
Upgrade-Wege bei SimplyBills
Wenn du den Free-Plan ausgereizt hast, gibt es zwei Schritte.
Pro: 9 Euro pro Monat oder 84 Euro pro Jahr
Unbegrenzt viele Rechnungen, plus Angebote, Stornorechnungen, eigenes Logo, Mahnungen, Vorlagen und ein vollwertiges GoBD-Archiv. Bei jaehrlicher Zahlung sparst du 24 Euro — das entspricht 2 Monaten gratis. Mehr Details unter simplybills.de/preise.
Max: 29 Euro pro Monat oder 288 Euro pro Jahr
Zusaetzlich wiederkehrende Rechnungen, DATEV-Export, CSV-Import, KI-Beleg-Scan und die KI-Schnittstelle (MCP): Du verbindest dein eigenes ChatGPT oder Claude mit SimplyBills, laesst Entwuerfe anlegen und ueberfaellige Rechnungen aufspueren. Lohnt sich, wenn du mit einem Steuerberater zusammenarbeitest oder regelmaessig Belege verarbeitest. Die komplette Funktionsliste findest du unter simplybills.de/funktionen.
Wechseln ohne Datenverlust
Beim Upgrade behaeltst du alle Kunden, Rechnungen und Einstellungen. Das Tool aendert sich nicht — es bekommt nur mehr Schalter. Downgrade ist genauso einfach moeglich, falls du nach einem Pro-Monat merkst, dass Free wieder reicht.
Datenschutz und DSGVO bei kostenlosen Online-Tools
Geschaeftsdaten gehoeren in EU-Hosting. Punkt. Das ist 2026 nicht verhandelbar, weil Schrems II und Folgeurteile US-Hosting fuer personenbezogene Daten regelmaessig fragwuerdig machen. Bei Rechnungen sind Kundennamen und -adressen automatisch personenbezogen, also gilt DSGVO voll.
Worauf du achten solltest
- Hosting-Standort: EU/EWR, idealerweise Deutschland. SimplyBills nutzt Supabase Frankfurt.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Sollte automatisch beim Anlegen des Kontos verfuegbar sein, ohne dass du explizit danach fragen musst.
- Verschluesselung: TLS in der Uebertragung, Verschluesselung im Ruhezustand auf Serverseite.
- Loeschung auf Anfrage: Wenn du das Konto schliesst, sollten Daten loeschbar sein (gesetzliche Aufbewahrungsfristen ausgenommen).
Bei Tools mit US-Hosting (Zoho, FreshBooks, Wave) musst du selbst pruefen, ob die Verarbeitung deiner Kundendaten in den USA fuer dich vertretbar ist. Fuer die meisten deutschen Solo-Selbstaendigen ist die einfachere Antwort: EU-gehostetes Tool waehlen.
Browser-Tool vs. Desktop-Software
Die letzten verbliebenen Desktop-Programme (z.B. Lexware buchhalter, BMD) sind 2026 fuer Solo-Selbstaendige ueberholt. Ein browserbasiertes E-Rechnung-Tool hat fast nur Vorteile.
Vorteile Browser
- Keine Installation, kein OS-Lock-in (Mac/Windows/Linux egal)
- Automatische Updates — neue XRechnung-Version? Tool kann es sofort
- Mobil nutzbar — Rechnung schreiben am Telefon im Auto, am Tablet auf der Baustelle
- Geraete-Wechsel ohne Datenmigration
Vorteile Desktop (Restkategorie)
- Funktioniert offline (selten relevant fuer Rechnungserstellung)
- Lokale Datenhaltung (wenn du Daten lieber bei dir hast — aber dann musst du Backups selbst regeln)
Fuer 95 Prozent der Solo-Selbstaendigen ist Browser die richtige Wahl. SimplyBills laeuft in jedem modernen Browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) ohne Plugins.
Was kommt 2025–2028: E-Rechnungspflicht im Zeitplan
Die E-Rechnungspflicht hat einen klaren Stufenplan, der jeden Selbststaendigen frueher oder spaeter trifft.
- 1.1.2025: Alle Unternehmen muessen E-Rechnungen empfangen koennen. Eine Standard-Mail-Adresse reicht — der Versender darf aber XRechnung/ZUGFeRD schicken, und du musst es lesen koennen.
- 1.1.2027: Versandpflicht fuer Unternehmen mit Vorjahresumsatz ueber 800.000 Euro.
- 1.1.2028: Versandpflicht fuer alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer (mit Uebergangsregeln).
Wer jetzt schon ein E-Rechnungs-Tool nutzt, hat zwei Jahre Vorsprung. Wer wartet, muss in der Hochphase 2027/2028 zwischen ueberlasteten Steuerberatern und uebervollen Support-Hotlines einsteigen.
Haeufige Fragen
E-Rechnung wirklich kostenlos — wie geht das?
Bei seriösen Anbietern funktioniert das ueber Freemium: Du bekommst eine echte Vollversion mit Mengenlimit, und wer mehr braucht, zahlt fuer einen Bezahlplan. SimplyBills finanziert sich genau so — die 5 Gratis-Rechnungen pro Monat sind eine ehrliche Einstiegshilfe, die Software ist die gleiche wie im Pro-Plan. Wer "gratis" mit "kostet niemanden was" verwechselt, sollte misstrauisch werden. Hosting, Entwicklung und Support kosten Geld — entweder zahlt das ein Bezahlplan, oder du selbst mit deinen Daten.
Welche Formate erzeugt ein Gratis-Tool?
Ein gutes Gratis-Tool erzeugt mindestens XRechnung 3.0.2 und ZUGFeRD 2.3 nach EN 16931. Beide Formate sind in Deutschland anerkannt — XRechnung als reine XML-Datei (Pflicht im B2G), ZUGFeRD als hybrides PDF mit eingebettetem XML (Standard im B2B). Wer nur PDF generiert, erfuellt die E-Rechnungsanforderungen ab 2027 nicht. Achte darauf, dass beide Formate ohne Aufpreis enthalten sind — bei einigen Anbietern ist XRechnung erst ab dem hoechsten Bezahlplan dabei.
Was sind die Limits beim Gratis-Plan?
Bei SimplyBills: 5 Rechnungen pro Monat, kein eigenes Logo, keine Mahnungen, keine wiederkehrenden Rechnungen, kein DATEV-Export. Alle Pflichtfunktionen (XRechnung, ZUGFeRD, PDF, E-Mail, Kunden, ELSTER-Vorbereitung) sind enthalten. Bei Zoho ist das Limit hoeher (1.000/Jahr), dafuer ist das Hosting US-basiert. Bei Open-Source-Tools gibt es keine Limits, aber du musst selbst hosten. Welches Modell passt, haengt davon ab, wie viele Rechnungen du schreibst und wie wichtig dir Hosting-Standort und Bequemlichkeit sind.
Reicht ein Gratis-Tool fuer Selbstaendige?
Fuer viele Solo-Selbstaendige: ja, mindestens fuer den Start. Wer pro Monat 1 bis 5 Rechnungen schreibt, kommt mit dem Free-Plan komplett aus. Vollzeit-Freelancer mit wechselnden Kunden, Handwerker mit vielen kleinen Auftraegen oder Shop-Betreiber stossen schnell ans Limit und brauchen einen Bezahlplan. Die ehrliche Antwort: Probiere den Free-Plan einen Monat lang aus. Wenn die 5 reichen, bleibst du gratis. Wenn nicht, weisst du, dass sich 9 Euro fuer Pro lohnen.
Was passiert bei mehr als 5 Rechnungen pro Monat?
Bei SimplyBills speicherst du die sechste Rechnung als Entwurf, kannst sie aber nicht versenden, solange du im Free-Plan bist. Es gibt keine automatische Verlaengerung in einen Bezahlplan, keine boese Ueberraschung auf dem Konto. Du entscheidest, ob du upgradest oder bis zum naechsten Monat wartest, wenn das Kontingent zurueckgesetzt wird. Bei Trials anderer Anbieter ist das anders: Dort laeuft der Account oft automatisch in einen Bezahlplan, wenn du nicht aktiv kuendigst.
DSGVO bei kostenlosen Online-Tools?
Hier gibt es grosse Unterschiede. Wichtig ist: Hosting in der EU, automatischer Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), TLS-Verschluesselung und ein klarer Loeschprozess. SimplyBills nutzt Supabase Frankfurt — Daten verlassen die EU nicht. Bei Tools mit US-Hosting wie Zoho oder FreshBooks musst du selbst pruefen, ob die Verarbeitung deiner Kundendaten in den USA fuer dich tragbar ist. Fuer die meisten deutschen Selbststaendigen ist die einfachere Antwort: EU-gehostetes Tool waehlen.
GoBD-konform?
Ein E-Rechnungs-Tool muss erstellte Rechnungen unveraenderbar archivieren, mit Index-Funktion fuer die Betriebspruefung, und mindestens 10 Jahre aufbewahren. SimplyBills macht das im Pro-Plan automatisch. Im Free-Plan kannst du PDF und XML herunterladen und selbst archivieren — was funktioniert, aber Disziplin verlangt. Wer regelmaessig Rechnungen stellt, fuer den ist GoBD-Archiv im Pro-Plan einer der wichtigsten Gruende fuers Upgrade.
Kann ich spaeter upgraden?
Jederzeit. Du klickst in deinem SimplyBills-Account auf "Auf Pro upgraden", waehlst monatlich oder jaehrlich, hinterlegst eine Zahlungsmethode — fertig. Alle deine bisherigen Daten (Kunden, Rechnungen, Einstellungen) bleiben erhalten. Genauso einfach geht der Wechsel zurueck: Wenn du nach einem Pro-Monat merkst, dass Free wieder reicht, downgradest du im selben Menue. Es gibt keine Mindestlaufzeit beim Monatsplan.
Fazit: Jetzt gratis starten
Die E-Rechnungspflicht ist da. Word und Excel reichen nicht mehr. Wer 2026 noch zoegert, wird 2027 unter Druck umsteigen muessen — entweder zu teurer Software oder zu einem schlechten Tool. Die ruhige Variante: jetzt kostenlos starten, ein paar Wochen testen, und dann entscheiden.
SimplyBills bietet genau das. 5 Rechnungen pro Monat, dauerhaft kostenlos, mit allen Formaten und EU-Hosting. Keine Kreditkarte, keine Verpflichtung. Wer mehr braucht, zahlt 9 Euro pro Monat fuer Pro — immer noch deutlich unter dem Marktpreis bei Lexoffice oder Sevdesk.
Wer den Schritt jetzt geht, hat 2027 keinen Stress. Wer wartet, zahlt entweder mehr oder hetzt sich. Die Entscheidung ist nicht "welches teure Tool waehle ich", sondern "fange ich jetzt gratis an oder spaeter teuer".
