Als Freiberufler schreibst du womöglich jede Woche mehrere Rechnungen. Trotzdem passieren genau hier die meisten Fehler: fehlende Pflichtangaben, doppelte Rechnungsnummern, ungenaue Leistungsbeschreibungen. Im schlimmsten Fall darf dein Kunde keine Vorsteuer abziehen, du kassierst Rückfragen vom Finanzamt oder verlierst Tage mit Korrekturen.
Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie eine rechtssichere Freiberufler-Rechnung aussieht. Inklusive Muster mit echten Zahlen, den 8 Pflichtangaben nach § 14 UStG, Sonderfall Kleinunternehmer, häufigen Fehlern und einem Ausblick auf die E-Rechnungspflicht ab 2027.
Wer ist eigentlich Freiberufler — und warum ist das wichtig?
Freiberufler sind in § 18 EStG geregelt: Ärzte, Anwälte, Architekten, Journalisten, Übersetzer, Designer, Entwickler, Coaches, Berater. Im Gegensatz zu Gewerbetreibenden zahlst du keine Gewerbesteuer, brauchst keinen Eintrag im Handelsregister und keine doppelte Buchführung. Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) reicht.
Für die Rechnung selbst macht das aber kaum einen Unterschied: Die Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten für dich genauso wie für jede GmbH. Wer das ignoriert, riskiert dass Kunden Zahlungen zurückhalten, bis die Rechnung korrekt ist.
Die 8 Pflichtangaben auf deiner Rechnung
Nach § 14 Abs. 4 UStG muss jede Rechnung diese Angaben enthalten. Fehlt auch nur eine davon, ist die Rechnung formell falsch.
1. Vollständiger Name und Anschrift
Sowohl von dir (Rechnungssteller) als auch vom Kunden (Rechnungsempfänger). Dazu gehören:
- Vor- und Nachname oder vollständiger Firmenname
- Straße und Hausnummer
- PLZ und Ort
Eine Postfachadresse reicht nicht. Bei Privatkunden genügt der Name, bei B2B-Kunden braucht es die exakte Firmenbezeichnung inklusive Rechtsform (GmbH, UG, AG).
2. Steuernummer oder USt-IdNr.
Du musst entweder deine Steuernummer (vom Finanzamt) oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr., beantragt beim BZSt) angeben. Beides ist zulässig — aber bei Rechnungen ins EU-Ausland brauchst du zwingend die USt-IdNr.
Format-Beispiele: Steuernummer 339/5150/1234, USt-IdNr. DE123456789. Ein häufiger Fehler: nur die persönliche Identifikationsnummer (TIN, 11 Stellen) angeben. Die ist für Rechnungen nicht relevant.
3. Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)
Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst. Dieses Datum steuert, in welchem Monat der Umsatz in deiner Umsatzsteuervoranmeldung landet. Vor- oder Rückdatieren ist nicht erlaubt.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
Jede Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Nummer. Üblich sind:
RE-2026-0001,RE-2026-0002, ...2026/001,2026/002, ...DK-2026-0001(mit deinen Initialen)
Wichtig: Die Nummerierung muss lückenlos sein. Du darfst aber mehrere Nummernkreise parallel führen, etwa einen für Stammkunden und einen für Einmalkunden. Hauptsache, jede Nummer kommt nur einmal vor und du kannst die Systematik dem Finanzamt erklären.
5. Leistungsbeschreibung
Eine genaue, prüfbare Beschreibung der erbrachten Leistung. „Beratung laut Absprache" reicht nicht. So geht es besser:
- „IT-Beratung: Konzeption und Implementierung der Datenbankarchitektur, 15.–28.03.2026"
- „Webdesign: Erstellung einer responsiven Landingpage inklusive 3 Revisionsrunden"
- „Übersetzung: Fachtext Deutsch nach Englisch, 4.500 Wörter, Thema Maschinenbau"
- „Steuerberatung: Erstellung Einkommensteuererklärung 2025, inklusive Anlage S und EÜR"
Faustregel: Ein Dritter (Betriebsprüfer) muss aus der Beschreibung erkennen können, was geliefert wurde. Wenn du oft die gleichen Leistungen abrechnest, lohnen sich Artikelvorlagen für wiederkehrende Positionen.
6. Leistungszeitraum oder Leistungsdatum
Der Zeitraum oder Zeitpunkt der Leistungserbringung. Beispiele: „März 2026", „01.03.–31.03.2026", „Lieferung am 14.03.2026". Auch wenn Rechnungs- und Leistungsdatum identisch sind, musst du beides aufführen. Häufige Formel: „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum."
Ohne Leistungszeitraum kann dein Kunde keinen Vorsteuerabzug geltend machen — das ist einer der häufigsten Gründe für Rückfragen.
7. Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
Du musst die Beträge sauber aufschlüsseln:
- Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer)
- Steuersatz (19 % Regelsatz oder 7 % ermäßigt, etwa für Bücher, Fachzeitschriften, künstlerische Lizenzen)
- Steuerbetrag in Euro
- Bruttobetrag (Gesamtsumme)
Bei gemischten Rechnungen (z. B. Beratungshonorar mit 19 % plus Buchverkauf mit 7 %) musst du beide Steuersätze getrennt ausweisen.
8. Zahlungsziel und Bankverbindung
Streng genommen keine Pflichtangabe nach UStG — aber ohne diese Infos zahlt niemand. Konkret:
- Bankname, IBAN, BIC
- Zahlungsziel (z. B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug")
- Skonto-Regelung, falls gewünscht (z. B. „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen")
- Verwendungszweck-Vorschlag (z. B. die Rechnungsnummer)
Schritt für Schritt: Rechnung schreiben in 5 Minuten
So gehst du als Freiberufler beim Rechnungschreiben Schritt für Schritt vor. Egal ob du Word, Excel oder ein E-Rechnungstool nutzt — die Reihenfolge ist immer gleich.
- Stammdaten prüfen. Sind dein Name, Anschrift, Steuernummer und Bankverbindung aktuell? Hat sich deine IBAN geändert, weil du die Bank gewechselt hast?
- Kundendaten erfassen. Korrekter Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Ansprechpartner. Bei B2B: auch die USt-IdNr. des Kunden, falls vorhanden.
- Rechnungsnummer vergeben. Nächste freie Nummer aus deinem Nummernkreis. Bei einem Tool passiert das automatisch, in Excel musst du selbst nachhalten.
- Positionen eintragen. Pro Position: Bezeichnung, Menge, Einheit (Stunde, Stück, Pauschal), Einzelpreis netto. Beispiel: 40 h × 85,00 € = 3.400,00 €.
- Umsatzsteuer berechnen. Netto × 19 % (oder 7 % bei ermäßigtem Satz). Als Kleinunternehmer überspringst du diesen Schritt und ergänzt den § 19-Hinweis.
- Zahlungsbedingungen ergänzen. Zahlungsziel, IBAN, BIC, Bankname. Optional Skonto.
- Format wählen und versenden. PDF reicht bei Privatkunden. Für B2B-Kunden ab 2027 brauchst du XRechnung oder ZUGFeRD.
Sonderfall: Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Als Kleinunternehmer (Vorjahresumsatz unter 22.000 €, laufendes Jahr unter 50.000 €) weist du keine Umsatzsteuer aus. Auf deiner Rechnung steht stattdessen:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Die Rechnung enthält dann nur den Nettobetrag, der gleichzeitig dein Bruttobetrag ist. Alle anderen Pflichtangaben gelten trotzdem — also Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und so weiter.
Wichtig: Wenn du als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer ausweist (auch versehentlich), schuldest du diese Steuer dem Finanzamt — auch wenn du sie nicht hättest ausweisen müssen. Doppelt unangenehm, weil dein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen darf.
Muster-Rechnung mit echten Zahlen
So sieht eine korrekte Freiberufler-Rechnung aus. Beispiel: IT-Berater rechnet 48 Stunden im März 2026 ab.
Max Mustermann Rechnungsnr.: RE-2026-0042
IT-Beratung Rechnungsdatum: 04.04.2026
Musterstraße 12 Leistungszeitraum: März 2026
33100 Paderborn
StNr: 339/5150/1234
An:
Beispiel GmbH
Frau Schmidt
Hauptstraße 1
10115 Berlin
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Pos. Beschreibung Menge Einzelpreis Gesamt
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1 IT-Beratung: Konzeption und 40h 85,00 € 3.400,00 €
Implementierung API-Schnittstelle
2 Projektmanagement und 8h 85,00 € 680,00 €
Dokumentation
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Netto: 4.080,00 €
USt 19 %: 775,20 €
Brutto: 4.855,20 €
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug auf:
IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00 | BIC: COBADEFFXXX
Sparkasse Paderborn
Verwendungszweck: RE-2026-0042
Bei einem Kleinunternehmer entfallen die Zeilen USt und Brutto. Stattdessen ergänzt du unter der Summe: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Rechnungsbetrag: 4.080,00 €".
Häufige Fehler — und wie du sie vermeidest
Fehler 1: Fehlende oder doppelte Rechnungsnummer. Das Finanzamt prüft die lückenlose Nummerierung. Manuelles Nummerieren in Word führt fast zwangsläufig zu Lücken oder Doppelungen, wenn du nebenher arbeitest und etwas verschiebst. Ein Tool vergibt die Nummern automatisch und merkt sich, wo du stehst.
Fehler 2: Schwammige Leistungsbeschreibung. „Dienstleistung laut Angebot" oder „Beratungsleistung" sind rote Tücher für jeden Betriebsprüfer. Schreib konkret: was, wann, in welchem Umfang, ggf. mit Referenz auf das Projekt.
Fehler 3: Leistungszeitraum vergessen. Der häufigste formale Mangel. Ohne Leistungsdatum kann der Empfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen — das führt zu Rückfragen und verzögerter Zahlung.
Fehler 4: Steuernummer fehlt. Ohne Steuernummer oder USt-IdNr. ist die Rechnung formell unwirksam. Bau dir eine feste Vorlage, in der die Steuernummer immer enthalten ist.
Fehler 5: Falscher § 19-Hinweis. Als Kleinunternehmer reicht „keine MwSt." nicht. Es muss konkret auf § 19 UStG verwiesen werden. Andernfalls könnte der Kunde versuchen, Vorsteuer zu ziehen — was am Ende dir Ärger einbringt.
Fehler 6: Rechnung per Word/Excel erstellen. Ab 2027 müssen B2B-Rechnungen in Deutschland als strukturierte E-Rechnung (XRechnung) oder als hybride ZUGFeRD-Rechnung versendet werden. Eine PDF aus Word erfüllt diese Anforderung nicht.
Fehler 7: Keine GoBD-konforme Archivierung. Du musst deine Rechnungen 10 Jahre aufbewahren — und zwar so, dass sie unveränderbar und maschinell auswertbar sind. Eine PDF im Mail-Ordner ist nicht GoBD-konform. Wie es richtig geht, zeigt der GoBD-Archivierungs-Leitfaden.
Word/Excel vs. spezialisiertes Tool
Viele Solo-Selbstständige starten mit Word- oder Excel-Vorlagen. Das funktioniert anfangs. Sobald du aber regelmäßig Rechnungen schreibst, wird die Sache mühsam: Du musst Nummern manuell vergeben, Summen rechnen, Pflichtfelder checken, USt-Voranmeldung selbst zusammensuchen. Und ab 2027 funktionieren PDFs aus Word im B2B-Verkehr ohnehin nicht mehr.
Was ein spezialisiertes Tool dir abnimmt:
- Automatische Nummerierung. Nie wieder Lücken, nie wieder doppelte Nummern.
- Pflichtfelder-Prüfung. Das Tool warnt dich, wenn etwas fehlt.
- E-Rechnung ready. XRechnung und ZUGFeRD auf Knopfdruck — bereit für 2027.
- Kundenverzeichnis. Einmal anlegen, immer wiederverwenden.
- Artikelvorlagen. Häufige Positionen wie „Beratungsstunde 85 €" speichern.
- PDF-Generierung. Professionelles Layout ohne Formatierungsprobleme.
- ELSTER- und DATEV-Export. Deine USt-Voranmeldung und der Versand an den Steuerberater werden zur Kleinigkeit.
- Zeitersparnis. 3 Minuten statt 30 Minuten pro Rechnung.
SimplyBills startet kostenlos mit bis zu 5 Rechnungen pro Monat. Wenn du mehr brauchst, kostet der Pro-Tarif 9 €/Monat (mit Mahnwesen, Storno, Vorlagen und GoBD-Archiv), Max 29 €/Monat (mit KI-Scan, KI-Schnittstelle für dein eigenes ChatGPT oder Claude, DATEV-Export und wiederkehrenden Rechnungen). Die Preisübersicht zeigt, was wann passt.
Was passiert, wenn der Kunde nicht zahlt?
Nach Ablauf des Zahlungsziels darfst du eine erste freundliche Zahlungserinnerung schicken. Üblicherweise ohne Mahngebühren, einfach als Hinweis. Reagiert der Kunde nicht, folgen 1. und 2. Mahnung mit klarer Frist und ggf. Mahngebühren (5–10 € sind üblich). Spätestens nach der 2. Mahnung gerätst du in den gesetzlichen Verzug nach § 286 BGB — ab dann darfst du Verzugszinsen berechnen (9 Prozentpunkte über Basiszinssatz bei B2B).
Vorlagen und einen kompletten Ablaufplan findest du im Artikel Mahnung schreiben: Zahlungserinnerung und Vorlage.
Rechnung korrigieren oder stornieren
Wichtig: Eine ausgestellte Rechnung darfst du nicht einfach löschen oder ändern. Das verletzt die GoBD-Grundsätze (Unveränderbarkeit). Wenn du einen Fehler entdeckst — falscher Empfänger, falsche Summe, falscher Steuersatz — musst du eine Stornorechnung erstellen. Die Stornorechnung verweist auf die fehlerhafte Originalrechnung und hat einen negativen Betrag. Anschließend stellst du eine neue, korrekte Rechnung mit neuer Nummer aus.
Angebot vor der Rechnung: Wann sinnvoll?
Bei größeren Aufträgen lohnt sich ein schriftliches Angebot vor der Rechnung. Das gibt beiden Seiten Planungssicherheit, dokumentiert den vereinbarten Leistungsumfang und ist später dein bestes Argument, falls Zahlungen ausbleiben oder der Kunde behauptet, etwas nicht bestellt zu haben. Ein gutes Tool wandelt ein angenommenes Angebot auf Knopfdruck in eine Rechnung um, ohne dass du Positionen neu eintippst.
Ausblick: E-Rechnungspflicht ab 2025 / 2027 / 2028
Die wichtigste Änderung der letzten Jahre: Im B2B-Verkehr in Deutschland gilt eine schrittweise E-Rechnungspflicht.
- Seit 01.01.2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Auch du als Freiberufler. Eine einfache E-Mail-Adresse reicht dafür aus.
- Ab 01.01.2027: Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen versenden.
- Ab 01.01.2028: Die Versandpflicht gilt für alle B2B-Umsätze in Deutschland — also auch für dich.
„E-Rechnung" bedeutet konkret: ein strukturiertes XML-Format. Erlaubt sind XRechnung (reines XML, gefordert bei Behörden) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML, praktischer im B2B). PDFs aus Word, Bildscans oder eingescannte Rechnungen zählen ausdrücklich nicht als E-Rechnung. Wer jetzt umsteigt, hat Ruhe — wer wartet, muss kurz vor Schluss umstellen.
Auch Kleinunternehmer betrifft das. Details im Kleinunternehmer-Leitfaden.
Mit SimplyBills in 3 Schritten zur Rechnung
- Unternehmensprofil einrichten: Name, Adresse, Steuernummer, Bankdaten — einmalig.
- Kunde anlegen: Firmendaten deines Kunden, einmal eintragen, immer wiederverwendbar.
- Rechnung erstellen: Positionen eingeben, Format wählen (PDF, ZUGFeRD, XRechnung) und versenden.
Du kannst direkt loslegen mit bis zu 5 Rechnungen pro Monat kostenlos. Keine Kreditkarte, keine versteckten Kosten. Wenn dir das Tool passt, upgradest du später auf Pro oder Max.
FAQ: Häufige Fragen rund ums Rechnungschreiben
Wie schreibt man eine Rechnung als Freiberufler?
Du brauchst die 8 Pflichtangaben nach § 14 UStG: Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Nettobetrag mit Steuersatz und Steuerbetrag. Praktisch: Vorlage in Word/Excel anlegen oder ein E-Rechnungstool wie SimplyBills nutzen, das die Felder automatisch befüllt.
Welche Steuernummer muss auf die Rechnung?
Entweder deine Steuernummer vom Finanzamt (Format z. B. 339/5150/1234) oder deine USt-IdNr. (Format DE123456789, beantragt beim Bundeszentralamt für Steuern). Beide sind zulässig. Bei Geschäften mit EU-Kunden brauchst du zwingend die USt-IdNr. Die persönliche Identifikationsnummer (TIN) gehört nicht auf die Rechnung.
Was passiert, wenn eine Rechnungsnummer doppelt vergeben wurde?
Die Rechnung ist formell fehlerhaft, dein Kunde darf keine Vorsteuer ziehen. Lösung: Stornorechnung für die fehlerhafte Rechnung ausstellen und eine neue Rechnung mit der korrekten, einmaligen Nummer ausstellen. Niemals einfach die Datei überschreiben — das verletzt die GoBD.
Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung schreiben?
Empfangen ja, seit dem 01.01.2025. Versenden: Es gibt aktuell eine Erleichterung für Kleinunternehmer, die laut BMF-Schreiben 2024 keine E-Rechnung versenden müssen — aber dürfen. Praktisch ist der Schritt sinnvoll, weil viele B2B-Kunden bereits jetzt nur noch E-Rechnungen verarbeiten wollen. Details im Kleinunternehmer-Leitfaden.
Kann ich eine Rechnung per E-Mail verschicken?
Ja, und das ist heute Standard. Eine signierte PDF reicht für Privatkunden vollkommen aus. Für B2B-Kunden im Inland brauchst du ab 2027/2028 zusätzlich das strukturierte XML-Format (XRechnung oder ZUGFeRD). Wichtig: Die E-Mail mit Rechnungsanhang ist Teil der GoBD-pflichtigen Belegkette und muss 10 Jahre archiviert werden.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde — sowohl ausgehende als auch eingehende Rechnungen. Die Aufbewahrung muss GoBD-konform sein: unveränderbar, maschinell auswertbar, jederzeit innerhalb angemessener Frist verfügbar. Eine PDF im Mail-Ordner reicht nicht. Wie es richtig geht, zeigt der GoBD-Leitfaden.
Was kostet ein Rechnungsprogramm für Freiberufler?
Es geht bei 0 € los: SimplyBills Free umfasst 5 Rechnungen pro Monat, inklusive ZUGFeRD, XRechnung, PDF, ELSTER-Export und Kundenverwaltung. Pro (9 €/Monat) bringt unbegrenzte Rechnungen, Mahnwesen, Stornorechnungen, GoBD-Archiv und Logo. Max (29 €/Monat) ergänzt KI-Scan, die KI-Schnittstelle (dein eigenes ChatGPT oder Claude legt Rechnungen an und spürt überfällige Posten auf), DATEV-Export und wiederkehrende Rechnungen. Im Vergleich zu sevdesk (ab 9,90 €) und lexoffice (ab 12,90 €) ist das deutlich günstiger und auf Solo-Selbstständige zugeschnitten.
Fazit
Eine Freiberufler-Rechnung ist kein Hexenwerk — wenn du die 8 Pflichtangaben kennst und systematisch arbeitest. Wer mit Word/Excel anfängt, kommt eine Weile damit aus. Spätestens 2027 wird der Umstieg auf ein E-Rechnungstool aber Pflicht. Der vernünftige Weg: jetzt umstellen, sauber archivieren, automatisieren. So sparst du nicht nur Zeit, sondern bist auch entspannt, wenn der Steuerberater fragt oder das Finanzamt einen Blick wirft.
Wenn du heute deine erste rechtssichere Rechnung schreiben willst: Rechnung erstellen mit SimplyBills — kostenlos starten, ohne Kreditkarte.
