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Datenschutzerklärung von SimplyBills

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Website entnehmen.

2. Hosting

Hetzner

Wir hosten die Inhalte unserer Website und der Anwendung bei der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland). Die Server befinden sich in Rechenzentren in Deutschland. Hetzner verarbeitet Ihre Daten in der EU in Übereinstimmung mit der DSGVO; mit Hetzner besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Besuch unserer Website erfasst Hetzner automatisch Informationen in Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt (IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Zeitpunkt des Zugriffs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Server-Log-Dateien werden nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Hetzner: https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

ESBM-Solutions UG (haftungsbeschränkt)
Ditfurthstraße 48
33611 Bielefeld
Vertreten durch: Edwin Subras (Geschäftsführer), Maximilian Buschmeyer (Geschäftsführer)
Telefon: +49 170 2031500
E-Mail: support@simplybills.de

Auftragsverarbeitung für Nutzer der App

Soweit Sie als Nutzer von SimplyBills personenbezogene Daten Dritter (z. B. Ihrer Kunden) in der App speichern, verarbeiten wir diese Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO in Ihrem Auftrag. Verantwortlicher für diese Daten bleiben Sie. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) einschließlich der Liste unserer Unterauftragsverarbeiter ist Bestandteil des Nutzungsvertrags und unter simplybills.de/avv abrufbar (auch als PDF).

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letzteren Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe. Steuer- und buchungsrelevante Daten bewahren wir nach § 147 AO auf: Buchungsbelege wie Rechnungen 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre.

Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung Ihrer gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

So können Sie Ihre Rechte ausüben: Richten Sie Ihre Anfrage per E-Mail an support@simplybills.de oder schriftlich an die oben genannte Adresse. Wir bearbeiten Ihr Anliegen in der Regel innerhalb von 30 Tagen.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständige Aufsichtsbehörde für Nordrhein-Westfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO ein, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

  • Browsertyp und Browserversion
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logs werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular eine Anfrage senden, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten. Der Versand der Nachricht an uns erfolgt über unseren E-Mail-Dienstleister Resend (siehe Abschnitt E-Mail-Versand).

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt, im Übrigen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ihre Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

E-Rechnung-Validator

Auf der Seite /validator können Sie eine E-Rechnung als XML- oder PDF-Datei hochladen und gegen die europäische Norm EN 16931 prüfen lassen. Die Datei kann personenbezogene Daten enthalten, etwa Namen, Adressen und Bankverbindungen. Wir verarbeiten sie nur im Arbeitsspeicher unseres Servers bei Hetzner in Deutschland. Dort geben wir die Daten an den KoSIT-Validator weiter. Er läuft auf demselben Server und ist nicht aus dem Internet erreichbar. Kein Dritter erhält den Rechnungsinhalt. Nach der Antwort werden Datei und Ergebnis verworfen. Der Inhalt der Datei und das Prüfergebnis werden weder gespeichert noch protokolliert. Ihren echten Dateinamen erhält der Server gar nicht: Ihr Browser sendet nur den festen Namen „upload“.

Pro IP-Adresse sind höchstens 10 Prüfungen pro Stunde möglich, damit das Angebot nicht missbraucht wird. Die IP-Adresse wird dafür nur im Arbeitsspeicher gehalten, Einträge, die älter als etwa eine Stunde sind, werden laufend gelöscht. Zusätzlich setzen wir Cloudflare Turnstile ein (siehe unten). Wenn bei der Prüfung ein technischer Fehler auftritt, melden wir ihn an Sentry (siehe Abschnitt 10). Die Meldung enthält nur technische Kennzeichen (Verarbeitungsschritt, Fehlerklasse, Grund und HTTP-Status), nie den Inhalt der Datei, den Dateinamen oder das Prüfergebnis. Haben Sie im Cookie-Banner eingewilligt, erfasst Google Analytics (siehe Abschnitt 9) nur das Ergebnis der Prüfung, zum Beispiel „gültig“, nie den Inhalt.

Die Verarbeitung der Datei und die Begrenzung der Prüfungen erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, ein kostenloses Prüfwerkzeug anzubieten und es vor Missbrauch zu schützen. Für Google Analytics gilt Ihre Einwilligung.

Cloudflare Turnstile (Spam-Schutz)

Zum Schutz unserer Formulare (z. B. Kontaktformular, Newsletter-Anmeldung, E-Rechnung-Validator, USt-IdNr.-Prüfung) vor Missbrauch und automatisierten Zugriffen setzen wir Cloudflare Turnstile ein, einen Dienst der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Turnstile prüft, ob eine Eingabe durch einen Menschen erfolgt. Dabei können Ihre IP-Adresse sowie technische Merkmale Ihres Browsers an Cloudflare übermittelt werden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses am Schutz unserer Website vor Spam und Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die Speicherung bzw. das Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät ist hierfür technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, womit ein angemessenes Schutzniveau für die Datenübermittlung in die USA gewährleistet ist. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cloudflare: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/

Kostenlose Online-Tools

Unsere Rechner unter simplybills.de/tools, der E-Rechnung-Viewer und die Online-Generatoren für Rechnungen und Quittungen arbeiten vollständig in Ihrem Browser. Ihre Eingaben und die Dateien, die Sie dort öffnen, werden nicht an unsere Server übertragen und von uns nicht gespeichert. Ihr Browser lädt dabei nur Programmteile und Schriften von unserem Server. Dafür fallen die oben beschriebenen Server-Log-Daten an. Was beim E-Rechnung-Validator passiert, steht im eigenen Abschnitt oben.

Der Rechnungs-Editor unter simplybills.de/rechnung-erstellen speichert Ihren Entwurf im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers, damit er beim nächsten Aufruf noch da ist. Der Entwurf verlässt Ihr Gerät dabei nicht, auch nicht, wenn Sie von dort aus ein Konto anlegen. Diese Speicherung ist für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können den Entwurf jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

USt-IdNr.-Prüfung (VIES)

Mit dem Tool unter simplybills.de/tools/ust-id-pruefen können Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer prüfen. Dazu sendet Ihr Browser die eingegebene Nummer an unseren Server, der sie an das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem VIES weiterleitet. VIES wird von der Europäischen Kommission betrieben und liefert zurück, ob die Nummer gültig ist, je nach Mitgliedstaat auch Name und Anschrift des Inhabers. Wir zeigen Ihnen das Ergebnis an, speichern aber weder die Nummer noch das Ergebnis und schreiben beides in kein Protokoll. Gehört die Nummer einer natürlichen Person, etwa einem Einzelunternehmer, kann es sich um personenbezogene Daten handeln.

Zum Schutz vor automatisierten Massenabfragen bestätigen Sie vor der Prüfung den Bot-Schutz Cloudflare Turnstile (siehe oben). Außerdem begrenzen wir die Zahl der Prüfungen je IP-Adresse. Dafür liegt Ihre IP-Adresse nur flüchtig im Arbeitsspeicher des Servers. Sie wird nicht dauerhaft gespeichert und spätestens beim nächsten Neustart des Servers gelöscht.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, Ihnen die angefragte Prüfung bereitzustellen und den Dienst vor Missbrauch zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Weitere Informationen zu VIES finden Sie bei der Europäischen Kommission: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/

YouTube-Videos

In einigen Blogbeiträgen binden wir Videos von YouTube ein. Anbieter ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wir nutzen dafür die Adresse youtube-nocookie.com.

Beim Aufruf der Seite zeigen wir nur ein Vorschaubild, das auf unserem eigenen Server liegt. Dabei geht keine Anfrage an YouTube oder Google. Erst wenn Sie auf das Vorschaubild klicken, lädt Ihr Browser den Player von YouTube. Ab diesem Moment erhält Google unter anderem Ihre IP-Adresse, Angaben zu Gerät und Browser sowie die Adresse der Seite, auf der Sie das Video abspielen. YouTube kann dabei Cookies oder ähnliche Techniken auf Ihrem Gerät nutzen. Eine Übermittlung in die USA ist möglich. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie mit dem Klick auf das Video erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit widerrufen, indem Sie das Video nicht starten oder die Seite neu laden. Danach ist der Player nicht mehr eingebunden. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy

Außerdem betreiben wir einen eigenen Kanal auf YouTube. Dort gelten die Bedingungen und die Datenschutzerklärung von YouTube. Der Link zu unserem Kanal auf dieser Website ist ein gewöhnlicher Link. Bevor Sie ihn anklicken, werden keine Daten an YouTube übertragen.

5. Authentifizierung

Supabase Auth

Für die Authentifizierung und Benutzerverwaltung nutzen wir Supabase Auth, einen Bestandteil unserer Supabase-Datenbank (siehe Abschnitt 6). Bei der Registrierung und Anmeldung werden folgende Daten verarbeitet:

  • E-Mail-Adresse
  • Passwort (verschlüsselt gespeichert)
  • Sitzungsdaten (Session-Cookies)

Diese Daten werden verarbeitet, um Ihre Identität zu verifizieren und den sicheren Zugang zu Ihrem Konto zu gewährleisten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherer Authentifizierung).

Alle Authentifizierungsdaten werden auf EU-Servern in Frankfurt am Main gespeichert. Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer statt. Kontodaten werden gespeichert, solange Ihr Konto besteht, und mit der Löschung des Kontos gelöscht.

Teamzugänge (Tarif Max)

Im Tarif Max können Sie bis zu vier weitere Personen in Ihr Konto einladen. Für die Einladung verarbeiten wir die E-Mail-Adresse, die Sie eingeben. Über Resend (Abschnitt 8) schicken wir der Person eine E-Mail mit Ihrem Namen, Ihrem Firmennamen und einem Einladungslink. Der Link ist sieben Tage gültig. Nicht angenommene Einladungen löschen wir 30 Tage nach Ablauf.

Nimmt die Person die Einladung an, legen wir für sie einen eigenen Zugang an (E-Mail-Adresse, Name, verschlüsselt gespeichertes Passwort, Sitzungsdaten) und speichern, zu welchem Konto er gehört. Bei Rechnungen, Angeboten und Rechnungskorrekturen speichern wir außerdem den Namen der Person, die sie erstellt oder versendet hat. Diese Angabe sehen Sie und Ihre Teammitglieder. Sie bleibt am Beleg, auch wenn die Person das Team später verlässt, und wird mit Ihrem Konto gelöscht.

Die Einladung und die Angabe am Beleg verarbeiten wir in Ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO, siehe AVV). Verantwortlich dafür sind Sie. Den Zugang selbst (Anmeldung, Sicherheit, Schutz vor Missbrauch) verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, dass jede Person, die in einem Kundenkonto arbeitet, einen eigenen, sicheren Zugang hat.

Teammitglieder bekommen von uns keine Einführungs- oder Werbe-E-Mails, nur E-Mails zu ihrem Zugang, etwa zum Zurücksetzen des Passworts. Einen Newsletter bestellt jede Person selbst. Chats mit dem KI-Assistenten sieht nur die Person, die sie geführt hat.

Entfernen Sie ein Teammitglied oder verlässt es das Team, löschen wir seinen Zugang sofort. Mit ihm verschwinden die für Push-Benachrichtigungen registrierten Geräte der Person, ihre Verbindungen zu externen KI-Assistenten und ihre Chats mit dem KI-Assistenten. Wer entfernt wurde, bekommt darüber eine kurze E-Mail. Löschen Sie Ihr Konto, löschen wir auch die Zugänge aller Teammitglieder.

6. Datenbank

Supabase

Für die Speicherung und Verwaltung Ihrer Daten nutzen wir Supabase (Supabase, Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapore 318992). In Supabase werden folgende Daten gespeichert:

  • Unternehmensdaten (Firmenname, Adresse, Steuernummern, Bankverbindung)
  • Kundendaten (Name, Adresse, Kontaktdaten)
  • Rechnungsdaten (Rechnungsnummern, Beträge, Positionen, Daten)
  • Nutzerkonto-Referenzen (User-ID)
  • Herkunftsangaben, Antworten auf die Onboarding-Fragen und Nutzungsereignisse (siehe Abschnitt 15)

Die Daten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Der Zugriff auf Ihre Daten ist auf Ihr Konto beschränkt: Jede Datenbankabfrage der Anwendung ist an Ihr Konto gebunden, direkte Datenbankzugriffe aus dem Browser sind per Row-Level-Security (RLS) gesperrt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Wir speichern diese Daten, solange Ihr Konto besteht. Im GoBD-Archiv speichern wir archivierte Rechnungen bis zu 10 Jahre, solange Ihr Konto besteht. Kündigen Sie ein kostenpflichtiges Abo, bleibt Ihr Konto als kostenloses Konto mit allen Daten bestehen. Löschen Sie Ihr Konto in den Einstellungen, löschen wir Konto-, Kunden-, Rechnungs- und Archivdaten sowie hochgeladene Dateien sofort und unwiderruflich. In unseren Datensicherungen bleiben sie bis zu deren regelmäßiger Überschreibung erhalten. Die gesetzliche Aufbewahrung Ihrer Rechnungen (8 Jahre, § 147 AO, § 14b UStG) liegt dann bei Ihnen. Deshalb bieten wir Ihnen vor der Löschung den Export Ihres Archivs und Ihrer Belege als ZIP an.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Supabase: https://supabase.com/privacy

7. Zahlungsanbieter

Stripe

Für die Abwicklung von Zahlungen nutzen wir den Dienst Stripe (Stripe, Inc., 510 Townsend Street, San Francisco, CA 94103, USA). Bei einem kostenpflichtigen Abonnement werden folgende Daten an Stripe übermittelt:

  • Name und E-Mail-Adresse
  • Zahlungsinformationen (Kreditkarte, SEPA-Lastschrift)
  • Rechnungsadresse
  • Abonnement- und Transaktionsdaten

Stripe verarbeitet diese Daten zur Zahlungsabwicklung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Stripe ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, womit ein angemessenes Schutzniveau für die Datenübermittlung in die USA gewährleistet ist. Zahlungs- und Transaktionsdaten werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre) gespeichert.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe: https://stripe.com/de/privacy

Apple (Abos in der iOS-App)

In der iOS-App können Sie Pro und Max auch über den App Store buchen. Dann läuft die Zahlung über Apple (Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland). Apple verarbeitet Ihre Zahlungsdaten und Ihre Apple-ID in eigener Verantwortung, diese Daten erhalten wir nicht.

Von Apple erhalten wir die Transaktions-ID (Original-Transaktions-ID), das gebuchte Produkt, die Laufzeit mit Ablaufdatum, den Status (aktiv, gekündigt oder erstattet) und die Umgebung (Produktion oder Test). Beim Kauf übergeben wir Apple die zufällige Kennung Ihres SimplyBills-Kontos (UUID) als appAccountToken, damit wir den Kauf Ihrem Konto zuordnen können. Wir nutzen diese Angaben, um Ihren Tarif freizuschalten und aktuell zu halten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Apple: https://www.apple.com/legal/privacy/de-ww/

8. E-Mail-Versand und E-Mail-Kommunikation

Resend

Für den Versand von E-Rechnungen und transaktionalen E-Mails nutzen wir den Dienst Resend (Resend, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA). Beim Versand einer E-Rechnung werden die E-Mail-Adresse des Empfängers sowie der Rechnungsinhalt an Resend übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Die Übermittlung von Daten in die USA erfolgt auf Grundlage von Standarddatenschutzklauseln (Standard Contractual Clauses, SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die zwischen uns und Resend vereinbart wurden. E-Mail-Metadaten (Versandzeitpunkt, Empfängeradresse) werden bei Resend für maximal 90 Tage gespeichert.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Resend: https://resend.com/legal/privacy-policy

Newsletter und Checklisten-Download (Lead Magnet)

Auf unserer Website können Sie kostenlose Inhalte (z. B. die E-Rechnungspflicht-Checkliste als PDF oder Hinweise zu Änderungen bei der Verpackungsverordnung) anfordern und sich damit für unseren Newsletter anmelden. Der Newsletter enthält Tipps zur E-Rechnung sowie Neuigkeiten und Angebote zu SimplyBills. Welche Inhalte Sie angefordert haben, speichern wir zusammen mit der Anmeldung. Hierfür erheben wir Ihre E-Mail-Adresse. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Sie erhalten zunächst eine Bestätigungs-E-Mail; erst nach Klick auf den Bestätigungslink wird Ihre Adresse in unsere Empfängerliste aufgenommen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Empfängerliste wird bei Resend (siehe oben) als Auftragsverarbeiter gespeichert. Zum Nachweis der Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) protokollieren wir zusätzlich den Zeitpunkt Ihrer Bestätigung, die dabei verwendete IP-Adresse und die Version des Einwilligungstexts. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, entweder über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an uns. Nach der Abmeldung wird Ihre E-Mail-Adresse aus der Empfängerliste gelöscht; das Protokoll der Ab- und Anmeldung bewahren wir zum Nachweis der Rechtmäßigkeit auf. Das Anmeldeformular ist zusätzlich durch Cloudflare Turnstile (siehe Abschnitt 4) gegen Missbrauch geschützt.

Marketing- und Produkt-E-Mails für App-Nutzer

Wenn Sie sich für ein SimplyBills-Konto registrieren, können Sie optional einwilligen, gelegentlich E-Mails mit Tipps, Angeboten und produktbezogenen Hinweisen zu SimplyBills zu erhalten. Dazu zählen insbesondere Onboarding-Tipps in den ersten Wochen, Hinweise zu Ihrem monatlichen Rechnungskontingent und Upgrade-Angebote sowie gelegentliche Feedback-Anfragen zu Ihrer Zufriedenheit mit SimplyBills. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Nutzung von SimplyBills.

Ihre Einwilligung holen wir per Double-Opt-in ein: Nach der Registrierung senden wir Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail; erst mit Klick auf den Bestätigungslink wird die Einwilligung wirksam. Zeitpunkt und Nachweis der Bestätigung werden protokolliert.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, entweder über den Abmelde-Link am Ende jeder Marketing-E-Mail oder in den Kontoeinstellungen unter „Daten & Datenschutz“. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Betriebs- und Account-bezogene E-Mails (z. B. zu Ihrem Vertragsverhältnis, Sicherheitshinweise) erhalten Sie unabhängig davon auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir speichern Ihre Marketing-Einwilligung samt Zeitpunkt und Quelle zum Nachweis der Rechtmäßigkeit, solange Ihr Konto besteht bzw. bis zum Widerruf.

9. Webanalyse und Cookies

Cookie-Einwilligung

Diese Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien für Analysezwecke. Beim ersten Besuch werden Sie über einen Cookie-Hinweis-Banner um Ihre Einwilligung gebeten. Nicht notwendige Cookies (insbesondere Google Analytics) werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 TDDDG). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, indem Sie den Cookie-Speicher Ihres Browsers leeren oder die Seite erneut besuchen und die Einwilligung ablehnen.

Google Analytics 4

Diese Website nutzt Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited ("Google"), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen. Google Analytics wird auf dieser Website nur geladen, wenn Sie über den Cookie-Banner ausdrücklich eingewilligt haben.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Wir nutzen IP-Anonymisierung, sodass IP-Adressen nur gekürzt verarbeitet werden. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die durch Google Analytics erhobenen Daten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Zusätzlich können Sie die Erfassung durch Google Analytics dauerhaft über das Browser-Add-on deaktivieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy

Google Analytics in der Web-App und beim Abo-Abschluss

Unsere Web-App unter app.simplybills.de nutzt dieselbe Google-Analytics-Property wie diese Website. Auch dort wird Google Analytics nur geladen, wenn Sie im Cookie-Banner eingewilligt haben.

Zwei Schritte beim Abschluss eines Abos melden wir direkt von unserem Server an Google Analytics (Measurement Protocol): den Start des Bezahlvorgangs bei Stripe und den abgeschlossenen Kauf. Übermittelt werden der gewählte Tarif und Abrechnungszeitraum, Betrag, Steuer und Währung, die Kennung des Stripe-Bezahlvorgangs sowie die pseudonyme Kennung und Sitzungskennung aus dem Google-Analytics-Cookie Ihres Browsers. Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Zahlungsdaten und Ihre IP-Adresse geben wir dabei nicht an Google weiter.

Diese Meldungen senden wir nur, wenn das Google-Analytics-Cookie vorhanden ist, Sie also eingewilligt haben. Lehnen Sie im Cookie-Banner ab, löschen wir die Google-Analytics-Cookies für simplybills.de und app.simplybills.de und setzen ein Cookie („sb_analytics_off“, zwei Jahre gültig), das unseren Server anweist, keine Meldungen mehr zu senden. Stimmen Sie später zu, entfernen wir es wieder. Rechtsgrundlage für die Meldungen ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, für das Ablehnungs-Cookie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil es Ihre Entscheidung umsetzt.

Partnerprogramm-Cookie (Referral-Tracking)

Wenn Sie unsere Website über den Empfehlungslink eines Partners (Affiliate) besuchen, speichern wir ein Cookie („rf_ref“) sowie einen Eintrag im lokalen Speicher Ihres Browsers mit dem Partner-Code. Diese Information dient ausschließlich dazu, bei einer späteren Registrierung die Empfehlung dem werbenden Partner zuzuordnen und dessen Provision korrekt abzurechnen. Es findet kein seitenübergreifendes Tracking Ihres Surfverhaltens statt.

Das Cookie wird nur gesetzt, wenn Sie über einen Partnerlink kommen, und läuft nach 90 Tagen automatisch ab. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Abrechnung unseres Partnerprogramms (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können das Cookie jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

10. Fehlerüberwachung

Sentry

Wir nutzen den Dienst Sentry (Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA) zur Erkennung und Behebung technischer Fehler in unserer Anwendung. Bei Auftreten eines Fehlers werden automatisch folgende Daten an Sentry übermittelt:

  • Art des Fehlers und Stack-Trace
  • Browser-Typ und -Version, Betriebssystem
  • Aufgerufene URL zum Zeitpunkt des Fehlers
  • Anonymisierte IP-Adresse

Es werden keine personenbezogenen Daten wie Name, E-Mail-Adresse oder Kontoinformationen an Sentry übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherstellung der technischen Funktionsfähigkeit). Die Daten werden auf Servern in der EU (Frankfurt) verarbeitet und nach spätestens 90 Tagen gelöscht. Das gilt auch für die SimplyBills-App; dort werden Fehlerberichte ohne Nutzerkennung übermittelt.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Sentry: https://sentry.io/privacy/

11. KI-Scan (Mistral AI)

Wenn Sie das Feature KI-Scan nutzen (nur im Max-Plan verfügbar), verarbeiten wir die von Ihnen hochgeladenen Rechnungen mittels Mistral OCR, einem Dienst der Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich.

Welche Daten werden verarbeitet? Der komplette Inhalt der hochgeladenen PDF-, JPEG- oder PNG-Datei wird an Mistral OCR gesendet, um strukturierte Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Absender, Empfänger, Positionen, Beträge, IBAN etc.) zu extrahieren. Diese Inhalte können personenbezogene Daten Ihrer Geschäftspartner enthalten.

Verarbeitungsstandort: Mistral AI ist ein französisches Unternehmen mit Sitz in Paris. Die Verarbeitung Ihrer Rechnungsdaten erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Ihre Rechnungsdaten verlassen die EU zu keinem Zeitpunkt und es liegt keine Drittlandübermittlung vor.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung: Sie starten den Scan-Vorgang aktiv). Die Auftragsverarbeitung durch Mistral AI erfolgt gemäß Art. 28 DSGVO auf Basis des Mistral AI Data Processing Addendum.

Keine Verwendung zu Trainingszwecken: Mistral AI verwendet die von uns über die API übermittelten Daten standardmäßig nicht zum Training ihrer Modelle. Eingaben und Antworten werden nicht dauerhaft gespeichert.

Speicherdauer bei SimplyBills: Die hochgeladene Originaldatei wird in unserem privaten Supabase-Storage (EU-Frankfurt) für maximal 30 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Die extrahierten strukturierten Daten werden in Ihrem Konto dauerhaft gespeichert, bis Sie sie selbst löschen.

Widerspruch: Die Nutzung von KI-Scan ist vollständig optional. Wenn Sie die KI-Verarbeitung vermeiden möchten, können Sie Rechnungen weiterhin manuell in SimplyBills anlegen. Dabei werden keine Daten an Mistral AI übertragen.

12. KI-Assistent (Mistral AI)

Wenn Sie das Feature KI-Assistent nutzen (nur im Max-Plan verfügbar), interagieren Sie in der Anwendung direkt mit einem KI-System. Die Chat-Funktion wird in der Benutzeroberfläche als KI kenntlich gemacht. Die Verarbeitung erfolgt über die API von Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich.

Welche Daten werden verarbeitet?Ihre Chat-Nachrichten sowie der für die Antwort nötige Kontext (z. B. Angaben zu aktuell geöffneten Seiten, Unternehmensprofil sowie über die Assistenten-Funktionen geladene Rechnungs-, Kunden- oder Ausgabendaten). Diese Inhalte können personenbezogene Daten Ihrer Geschäftspartner enthalten.

Verarbeitungsstandort: Mistral AI ist ein französisches Unternehmen mit Sitz in Paris. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der Europäischen Union. Es liegt keine Drittlandübermittlung vor.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung: Sie starten den Chat aktiv). Die Auftragsverarbeitung durch Mistral AI erfolgt gemäß Art. 28 DSGVO auf Basis des Mistral AI Data Processing Addendum.

Keine Verwendung zu Trainingszwecken: Mistral AI verwendet die von uns über die API übermittelten Daten standardmäßig nicht zum Training ihrer Modelle. Eingaben und Antworten werden dort nicht dauerhaft gespeichert.

Speicherdauer bei SimplyBills: Chat-Verläufe werden in unserer Datenbank (Supabase, EU-Frankfurt) gespeichert, bis Sie den Chat in der Anwendung leeren oder Ihr Konto löschen oder, als Teammitglied, das Team verlassen. Mit Löschung des Kontos werden die zugehörigen Chat-Daten automatisch entfernt.

Widerspruch: Die Nutzung des KI-Assistenten ist vollständig optional. Wenn Sie die KI-Verarbeitung vermeiden möchten, können Sie Rechnungen und Stammdaten weiterhin ohne den Assistenten anlegen. Dabei werden keine Chat-Daten an Mistral AI übertragen.

13. Verbindung externer KI-Assistenten (MCP-Schnittstelle)

SimplyBills bietet eine Schnittstelle (Model Context Protocol, MCP), über die Sie externe KI-Assistenten (z. B. Claude oder andere MCP-fähige Anwendungen) mit Ihrem SimplyBills-Konto verbinden können. Die Verbindung kommt nur zustande, wenn Sie sie aktiv über ein OAuth-Autorisierungsverfahren freigeben.

Bei Konten mit Teammitgliedern verbindet jede Person ihre Anwendung selbst. Die Verbindung endet, wenn die Person das Team verlässt oder entfernt wird.

Wenn Sie eine solche Verbindung herstellen, kann die von Ihnen gewählte Anwendung im Rahmen der erteilten Freigabe auf Daten Ihres Kontos zugreifen (z. B. Rechnungs- und Kundendaten) und diese an den Anbieter der jeweiligen KI-Anwendung übermitteln. Für die dortige Verarbeitung ist der Anbieter der von Ihnen gewählten Anwendung verantwortlich; bitte beachten Sie dessen Datenschutzhinweise. Je nach Anbieter kann dabei eine Übermittlung in Drittländer (z. B. USA) stattfinden.

Die Verarbeitung durch uns erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von Ihnen aktiv angeforderten Funktion). Sie können erteilte Verbindungen jederzeit in den Kontoeinstellungen widerrufen; danach ist kein Zugriff mehr möglich.

14. Mobile App für iOS und Android

Allgemeines

Die SimplyBills-App für iOS und Android ist ein weiterer Zugang zu demselben Konto. Die übrigen Abschnitte dieser Datenschutzerklärung gelten auch für die App, soweit sie nicht nur die Website betreffen (etwa Abschnitt 9). Was bei der App zusätzlich anfällt, steht in diesem Abschnitt.

Prüfung der App-Echtheit (Firebase App Check)

Bei Registrierung, Anmeldung und Passwort-Zurücksetzung in der App prüfen wir mit Firebase App Check der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, ob die Anfrage aus unserer unveränderten App stammt. Das schützt vor automatisierten Registrierungen und Missbrauch.

Auf iOS nutzt App Check den Dienst App Attest von Apple, auf Android Play Integrity von Google.

Übermittelt werden das Prüftoken (Attestierungs-Token, App-Kennung), technische Gerätedaten und die IP-Adresse beim Abruf. Rechnungs-, Kunden- oder sonstige Kontoinhalte sind nicht dabei.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Schutz vor Missbrauch). Die Verarbeitung erfolgt als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Eine Übermittlung in die USA ist möglich. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Push-Benachrichtigungen

Die App kann Ihnen Push-Nachrichten schicken, aber erst, nachdem Sie Benachrichtigungen erlaubt haben: mit „Erlauben“ in der App (im Hinweis der App, der frühestens beim zweiten App-Start nach der Anmeldung erscheint, oder unter Einstellungen → Benachrichtigungen) und, wo Ihr Gerät danach fragt (iOS und Android ab Version 13), im Systemdialog. Dann bekommen Sie morgens eine Übersicht Ihrer überfälligen Rechnungen (Anzahl und Gesamtbetrag), wenn eine Rechnung seit 1, 3, 7 oder 14 Tagen überfällig ist, danach einmal pro Woche. Dazu kommt ein Hinweis, wenn eine Zahlungserinnerung automatisch versendet oder eine wiederkehrende Rechnung automatisch erstellt wurde (jeweils mit der Rechnungsnummer), und ein Hinweis, wenn ein Beleg mit dem KI-Scan ausgelesen wurde (mit dem erkannten Betrag).

Namen von Kunden, Händlern oder Vorlagen stehen nur dann in der Nachricht, wenn Sie in der App unter Einstellungen → Benachrichtigungen die Option „Kunden- und Händlernamen zeigen“ einschalten. Die Nachricht kann dann auch auf dem Sperrbildschirm Ihres Geräts erscheinen.

Bei Konten mit Teammitgliedern bekommen alle Teammitglieder, die Benachrichtigungen erlaubt haben, dieselben Hinweise. Ob Kunden- und Händlernamen darin stehen, gilt für das ganze Konto.

Für die Zustellung verarbeiten wir einen Geräte-Token (eine technische Kennung Ihrer App-Installation, die Firebase vergibt), die Plattform (iOS oder Android), die App-Version und den Zeitpunkt der letzten Nutzung. Die Nachricht läuft über Firebase Cloud Messaging der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Auf iOS-Geräten leitet Google sie an den Apple Push Notification Service der Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland, weiter. Google und Apple erhalten dabei den Geräte-Token und den Nachrichtentext, je nach Nachricht auch einen internen Verweis, etwa auf die betroffene Rechnung oder die Rechnungsliste.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie mit „Erlauben“ in der App und, wo Ihr Gerät danach fragt, im Systemdialog erteilen. Die technische Zustellung über Google und Apple beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der zuverlässigen Zustellung der von Ihnen gewünschten Hinweise). Google verarbeitet die Daten dabei als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in die USA ist möglich. Google und Apple sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Den Geräte-Token löschen wir, wenn Sie sich in der App abmelden oder Ihr Konto löschen. War Ihr Gerät beim Abmelden offline, geschieht das, sobald der Dienst eine Nachricht an diesen Token als ungültig zurückweist, etwa nach dem Deinstallieren der App. Beim Abmelden entfällt auch Ihre Einwilligung, die App fragt nach der nächsten Anmeldung erneut. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Schalten Sie Benachrichtigungen in der App unter Einstellungen → Benachrichtigungen aus, senden wir nichts mehr; der Token bleibt dann gespeichert, bis Sie sich abmelden, Ihr Konto löschen oder er ungültig wird. Schalten Sie sie in den Systemeinstellungen Ihres Geräts aus, zeigt Ihr Gerät keine Benachrichtigungen mehr an, und die App meldet das Gerät spätestens beim nächsten Start bei uns ab; dabei löschen wir den Token. Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.

Kamera und Fotos

Die App greift nur dann auf Kamera oder Fotos zu, wenn Sie selbst einen Beleg fotografieren oder auswählen. Fotos werden auf dem Gerät verkleinert, PDF-Dateien bleiben unverändert. Hochgeladen wird erst, wenn Sie die Ausgabe speichern oder „Mit KI auslesen“ antippen. Beim Speichern wird der Beleg genauso abgelegt wie ein Upload im Web. Für den KI-Scan gilt Abschnitt 11. Fotos, die Sie in der App aufnehmen, werden nicht in der Mediathek Ihres Geräts gespeichert.

Kontakte

Beim Anlegen eines Kunden können Sie einen Kontakt aus dem Adressbuch Ihres Geräts übernehmen. Dafür fragt das Betriebssystem nach dem Zugriff auf Ihre Kontakte. Technisch bezieht sich diese Abfrage je nach Betriebssystem auf das gesamte Adressbuch.

Die App liest trotzdem nur den Kontakt, den Sie in der Auswahl antippen (Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Adresse). Sie ändert keine Einträge in Ihrem Adressbuch und lädt es nicht hoch. Die übernommenen Angaben erscheinen im Kundenformular und werden erst gespeichert, wenn Sie den Kunden speichern. Danach gilt für sie dasselbe wie für alle Kundendaten (siehe „Auftragsverarbeitung für Nutzer der App“ in Abschnitt 3). Die Funktion ist freiwillig, Kunden lassen sich weiterhin von Hand anlegen.

Teilen an die App (Android)

Teilen Sie auf einem Android-Gerät ein Foto oder eine PDF-Datei aus einer anderen App an SimplyBills, legt die App eine Kopie im App-Speicher ab und übernimmt sie in das Formular für eine neue Ausgabe. Sobald die App die Datei gelesen hat, löscht sie die Kopie wieder. Hochgeladen wird die Datei erst, wenn Sie die Ausgabe speichern oder „Mit KI auslesen“ antippen. Für den KI-Scan gilt Abschnitt 11.

Speicherung auf Ihrem Gerät

Ihre Anmeldung liegt im Schlüsselbund (iOS) bzw. im Keystore (Android) Ihres Geräts.

Damit Sie Ihre Listen auch ohne Verbindung sehen, speichert die App die zuletzt geladenen Daten verschlüsselt im App-Cache. Wird die App 7 Tage lang nicht geöffnet, löscht sie diese Daten beim nächsten Start. Der Schlüssel dafür liegt ebenfalls im Schlüsselbund bzw. im Keystore. Beim Abmelden und beim Löschen des Kontos wird dieser Speicher gelöscht.

Dokumente, die Sie in der App öffnen oder teilen (z. B. PDF-Dateien), liegen im App-Cache. Die App löscht Dateien, die älter als 7 Tage sind, beim Start sowie alle Dokumente beim Abmelden und beim Löschen des Kontos.

App-Sperre (Face ID, Touch ID, Fingerabdruck)

Sie können die App optional sperren. Beim Start und nach mehr als einer Minute im Hintergrund fragt die App dann nach Face ID, Touch ID, Fingerabdruck oder dem Code Ihres Geräts. Die Prüfung führt allein das Betriebssystem durch. Wir und die App erhalten keine biometrischen Daten, sondern nur die Auskunft, ob die Prüfung erfolgreich war. Biometrische Daten werden weder gespeichert noch übermittelt. Ob die App-Sperre eingeschaltet ist, speichert die App nur auf Ihrem Gerät.

Fehlerberichte

Für Fehlerberichte nutzen wir Sentry wie in Abschnitt 10 beschrieben. In der App übermitteln wir sie ohne Nutzerkennung, mit Gerätemodell, Betriebssystem, App-Version und einer zufälligen Gerätekennung von Sentry, die nicht mit Ihrem Konto verknüpft ist. Sitzungen und Bildschirminhalte zeichnen wir nicht auf.

Nutzungsstatistik (Google Analytics for Firebase)

Mit Ihrer Einwilligung werten wir aus, wie die App genutzt wird. Dafür setzen wir Google Analytics for Firebase der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, ein. Sobald Sie angemeldet sind, fragt die App einmal, ob sie die Nutzungsstatistik senden darf. Solange Sie nicht zustimmen, ist die Erfassung abgeschaltet und die App sendet keine Nutzungsstatistik an Google.

Die App meldet, welche Seiten Sie aufrufen, und zwar nur den Seitentyp (für jede geöffnete Rechnung etwa „/rechnungen/:id“), keine Rechnungsnummer und keine andere Kennung. Dazu meldet sie, wann Sie eine Rechnung, ein Angebot oder einen Kunden anlegen und wann Sie eine Rechnung per E-Mail versenden. Google Analytics erhebt außerdem selbst technische Angaben: eine zufällige Kennung der App-Installation (App-Instanz-ID), Gerätemodell, Betriebssystem und dessen Version, App-Version, Spracheinstellung, Beginn und Dauer der Nutzung sowie einen ungefähren Standort (Land, Region), den Google aus der gekürzten IP-Adresse ableitet. Auf Android liest Google Analytics zusätzlich aus, über welchen Weg die App im Play Store installiert wurde (Install Referrer, etwa ein Kampagnenlink). Beträge, Namen, E-Mail-Adressen sowie Rechnungs- oder Kundendaten übermitteln wir nicht. Ihre Nutzerkennung erhält Google nicht, und wir verknüpfen die Statistik nicht mit Ihrem Konto.

Eine Werbe-ID nutzt die App nicht. Auf iOS greift sie nicht auf die Werbe-ID (IDFA) zu und fragt nicht nach der Erlaubnis zum App-Tracking, auf Android ist die Erfassung der Werbe-ID abgeschaltet. Die Einwilligungssignale für Werbung setzt die App fest auf „abgelehnt“. Wir nutzen die Daten nicht für Werbung.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, für das Speichern und Auslesen der Kennung auf Ihrem Gerät, § 25 Abs. 1 TDDDG. Google verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Eine Übermittlung in die USA ist möglich. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Google löscht die Daten nach 14 Monaten automatisch.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit in der App unter Einstellungen → Nutzungsstatistik widerrufen. Die App schaltet die Erfassung dann sofort ab und setzt die App-Instanz-ID zurück. Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Die Einstellung gilt für die Installation auf dem jeweiligen Gerät, nach einer Neuinstallation fragt die App erneut. Lehnen Sie ab, können Sie die App ohne Einschränkung nutzen.

15. Nutzungsauswertung und Herkunftsangaben in der App

Wir werten aus, über welche Seiten neue Nutzer zur Registrierung kommen und welche Funktionen der App sie verwenden. Dafür erfassen wir:

  • Herkunftsangaben aus dem Registrierungslink: die Seite unserer Website, von der aus Sie die Registrierung aufgerufen haben, die verweisende Website (nur der Hostname, z. B. www.google.com) und vorhandene UTM-Kampagnenparameter (utm_source, utm_medium, utm_campaign). Diese Angaben speichern wir mit Ihrem Konto.
  • Ihre freiwilligen Antworten auf zwei Fragen in der App: wie Sie auf SimplyBills gekommen sind und wofür Sie SimplyBills nutzen. Sie können beide Fragen überspringen.
  • Nutzungsereignisse in der App, zum Beispiel: Firma, Kunde, Rechnung oder Angebot angelegt, Rechnung verschickt, PDF oder XRechnung exportiert, E-Rechnung eingelesen (mit dem technischen Ergebnis wie Format, Anzahl der Positionen, fehlenden Pflichtfeldern oder Fehlercode), Ausgabe angelegt oder gelöscht. Gespeichert werden der Zeitpunkt und technische Merkmale, keine Rechnungsinhalte, keine Beträge und keine Namen.

Wir nutzen diese Daten, um unser Angebot und den Einstieg in die App zu verbessern und Fehler beim Einlesen von E-Rechnungen zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, SimplyBills anhand der tatsächlichen Nutzung weiterzuentwickeln.

Wir setzen dafür keine Cookies ein und speichern nichts auf Ihrem Gerät. Die Herkunftsangaben werden nur als Parameter im Registrierungslink übertragen. Alle Daten liegen in unserer Datenbank bei Supabase auf Servern in der EU (Frankfurt am Main, siehe Abschnitt 6). Wir geben sie nicht an Dritte weiter. Schlägt das Speichern eines Ereignisses fehl, erhält unsere Fehlerüberwachung (siehe Abschnitt 10) eine technische Fehlermeldung mit Ihrer Nutzer-ID.

Nutzungsereignisse löschen wir automatisch nach 90 Tagen. Herkunftsangaben und Antworten speichern wir, bis Sie Ihr Konto löschen.

Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Eine E-Mail an support@simplybills.de genügt.

16. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen.

Stand: November 2026