Das erste Geld kommt rein, der Auftrag lief gut, und dann landet im zweiten Jahr plötzlich ein Brief vom Finanzamt im Briefkasten: Einkommensteuer fürs Gründungsjahr plus Vorauszahlungen fürs laufende Jahr, beides auf einmal. Viele Solo-Selbstständige trifft das eiskalt, weil das Geld längst ausgegeben ist. Genau diese Falle willst du vermeiden.
Dieser Ratgeber erklärt dir verständlich, welche Steuern im ersten Jahr wirklich auf dich zukommen, wie sie berechnet werden, wann du was zahlst und wie viel du sinnvollerweise zurücklegst. Mit aktuellen Zahlen für 2026, konkreten Rechenbeispielen und einem ehrlichen Blick auf die Frage Steuerberater ja oder nein.
Welche Steuern überhaupt anfallen, hängt von deiner Lage ab
Es gibt nicht die eine Steuer für Selbstständige. Welche dich betreffen, entscheidet sich an zwei Fragen: Bist du Freiberufler oder Gewerbetreibender? Und nutzt du die Kleinunternehmerregelung oder weist du Umsatzsteuer aus? Wenn du dir bei der ersten Frage unsicher bist, hilft dir der Vergleich Freiberufler oder Gewerbe weiter.
Im Grundsatz geht es um drei Steuerarten:
- Einkommensteuer betrifft jeden, der mehr als das Existenzminimum verdient. Egal ob freiberuflich oder gewerblich.
- Umsatzsteuer betrifft dich, sobald du sie auf Rechnungen ausweist. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist du davon befreit.
- Gewerbesteuer betrifft nur Gewerbetreibende. Freiberufler zahlen sie nicht.
Lohnsteuer, Körperschaftsteuer und ähnliches lassen wir hier außen vor, das spielt für Solo-Selbstständige mit Einzelunternehmen keine Rolle.
Einkommensteuer: die Steuer auf deinen Gewinn
Die Einkommensteuer ist für die meisten die größte Position. Besteuert wird nicht dein Umsatz, sondern dein Gewinn, also Einnahmen minus Betriebsausgaben. Diese Differenz ermittelst du mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, dazu unten mehr.
Grundfreibetrag: bis hierhin zahlst du nichts
Bis zum Grundfreibetrag bleibt dein Einkommen komplett steuerfrei. 2026 liegt er bei 12.348 Euro für Ledige und 24.696 Euro für gemeinsam veranlagte Ehepaare. Verdienst du im ersten Jahr also netto weniger als rund 12.300 Euro Gewinn, fällt gar keine Einkommensteuer an. Das ist im Gründungsjahr häufig der Fall, gerade wenn du erst zur Jahresmitte startest.
Progressiver Tarif: der Satz steigt mit dem Einkommen
Oberhalb des Grundfreibetrags greift der progressive Tarif. Er beginnt 2026 mit einem Eingangssteuersatz von 14 Prozent und steigt mit jedem zusätzlichen Euro an. Der Spitzensteuersatz von 42 Prozent greift ab einem zu versteuernden Einkommen von 69.879 Euro, die sogenannte Reichensteuer von 45 Prozent erst ab 277.826 Euro.
Wichtig zu verstehen: Der Spitzensteuersatz gilt nur für den Teil deines Einkommens über der Grenze, nicht für alles. Dein durchschnittlicher Steuersatz liegt deutlich niedriger als der Grenzsteuersatz. Ein Beispiel für 2026:
Gewinn (zu versteuern) 35.000 €
Grundfreibetrag -12.348 €
zu versteuern im Tarif 22.652 €
Einkommensteuer ca. ~5.900 €
Durchschnittssatz ~17 %
Bei 35.000 Euro Gewinn zahlst du also nicht 42 Prozent, sondern grob 17 Prozent im Schnitt. Dazu kommen je nach Lage Kirchensteuer (8 oder 9 Prozent der Einkommensteuer) und Solidaritätszuschlag, den zahlst du aber erst ab relativ hohen Beträgen. Die genaue Zahl spuckt dir jeder Online-Einkommensteuerrechner aus, wenn du deinen erwarteten Gewinn eingibst.
Umsatzsteuer: durchlaufender Posten, aber Vorsicht
Die Umsatzsteuer ist wirtschaftlich kein Kostenfaktor für dich, du ziehst sie nur für den Staat ein. Trotzdem ist sie die Steuer, bei der im ersten Jahr am meisten schiefgeht, weil das Geld auf deinem Konto liegt und sich wie deins anfühlt. Ist es aber nicht.
Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer?
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus und musst auch keine abführen. Seit 2025 gelten neue, höhere Grenzen: dein Vorjahresumsatz darf maximal 25.000 Euro betragen, der laufende Jahresumsatz höchstens 100.000 Euro. Überschreitest du die 100.000 Euro im laufenden Jahr, fällst du sofort aus der Regelung, und zwar genau ab dem Umsatz, der die Grenze reißt. Ob sich der Status für dich rechnet, klärt der Beitrag lohnt sich die Kleinunternehmerregelung.
Verzichtest du auf den Kleinunternehmerstatus oder liegst darüber, schlägst du auf jede Rechnung 19 Prozent (oder 7 Prozent ermäßigt) auf. Diese eingenommene Umsatzsteuer gehört dem Finanzamt. Im Gegenzug darfst du die Umsatzsteuer, die du selbst beim Einkauf zahlst, als Vorsteuer abziehen.
Umsatzsteuervoranmeldung: der monatliche oder vierteljährliche Rhythmus
Weist du Umsatzsteuer aus, meldest du sie regelmäßig per Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA) elektronisch ans Finanzamt und führst die Differenz aus eingenommener Umsatzsteuer und Vorsteuer ab. Der Rhythmus hängt an deiner Zahllast:
- Zahllast bis 2.000 Euro im Jahr: keine Voranmeldung, nur die Jahreserklärung.
- Zahllast zwischen 2.000 und 9.000 Euro: vierteljährliche Voranmeldung.
- Zahllast über 9.000 Euro: monatliche Voranmeldung.
Eine gute Nachricht fürs Gründungsjahr: Die früher strikte Pflicht, im ersten und zweiten Jahr zwingend monatlich zu melden, ist für Gründungen bis Ende 2026 ausgesetzt. Stattdessen schätzt du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung deine voraussichtliche Zahllast, und das Finanzamt legt den Rhythmus danach fest. In der Praxis landen viele Gründer zunächst bei der vierteljährlichen Abgabe.
Dauerfristverlängerung: einen Monat mehr Zeit
Die Voranmeldung ist normalerweise bis zum 10. des Folgemonats fällig. Mit einer Dauerfristverlängerung bekommst du dauerhaft einen Monat extra. Quartalszahler beantragen das einmalig formlos über ELSTER, ohne Sondervorauszahlung. Wer monatlich meldet, muss eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorjahres-Zahllast leisten, die wird später verrechnet. Gerade am Anfang nimmt dir dieser Puffer viel Stress.
Gewerbesteuer: nur für Gewerbetreibende, mit großzügigem Freibetrag
Bist du gewerblich tätig (Handwerk, Handel, Onlineshop, viele Dienstleistungen), kommt die Gewerbesteuer dazu. Freiberufler nach § 18 EStG zahlen sie nicht. Die gute Nachricht für kleine Betriebe: Es gibt einen Freibetrag von 24.500 Euro auf den Gewerbeertrag für Einzelunternehmen und Personengesellschaften. Liegt dein Gewinn darunter, zahlst du null Gewerbesteuer.
Die Berechnung läuft so: Gewerbeertrag minus Freibetrag, multipliziert mit der Steuermesszahl von 3,5 Prozent, ergibt den Steuermessbetrag. Diesen multipliziert deine Gemeinde mit ihrem Hebesatz (mindestens 200 Prozent, in vielen Städten 400 bis 500 Prozent). Ein Beispiel mit Hebesatz 400 Prozent:
Gewerbeertrag 40.000 €
Freibetrag -24.500 €
verbleibend 15.500 €
x Messzahl 3,5 % = Messbetrag 542,50 €
x Hebesatz 400 % = Gewerbesteuer 2.170 €
Die Anrechnung entlastet dich doppelt
Was viele nicht wissen: Als Einzelunternehmer rechnest du die Gewerbesteuer weitgehend auf deine Einkommensteuer an (§ 35 EStG), und zwar bis zum 3,8-fachen des Messbetrags. Bei Hebesätzen bis etwa 400 Prozent zahlst du dadurch unterm Strich oft kaum echte Gewerbesteuer drauf, weil sie deine Einkommensteuer mindert. Die Gewerbesteuer ist für Solo-Gewerbetreibende also seltener das Schreckgespenst, als ihr Ruf vermuten lässt.
Die EÜR: deine Gewinnermittlung
Als Solo-Selbstständiger ermittelst du deinen Gewinn fast immer per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG. Das Prinzip ist denkbar einfach: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben gleich Gewinn. Keine doppelte Buchführung, keine Bilanz, kein Inventar. Maßgeblich ist das Zuflussprinzip, gezählt wird, wann Geld tatsächlich fließt, nicht wann die Rechnung datiert.
Die EÜR gibst du als Anlage zur Einkommensteuererklärung elektronisch über ELSTER ab. Damit das am Jahresende keine Zettelwirtschaft wird, hilft ein sauberer Export deiner Rechnungen, etwa der ELSTER-Export für die EÜR. Typische Betriebsausgaben, die deinen Gewinn drücken:
- Arbeitsmittel, Software, Hardware, Fachliteratur
- Büro oder Arbeitszimmer, anteilige Miete und Strom
- Fahrtkosten, Reisekosten, Telefon und Internet
- Versicherungen und Beiträge, soweit betrieblich
- Steuerberater, Fortbildung, Werbung, Tool-Abos
Je sauberer du Ausgaben erfasst, desto weniger Gewinn musst du versteuern. Das ist kein Trick, sondern legitime Buchführung. Was zur Selbstständigkeit an laufenden Kosten gehört, von denen viele absetzbar sind, zeigt der Überblick was kostet Selbstständigkeit.
Steuervorauszahlungen: warum auf einmal jedes Quartal eine Forderung kommt
Im ersten Jahr zahlst du in der Regel noch keine laufenden Vorauszahlungen, weil das Finanzamt deinen Gewinn noch nicht kennt. Nachdem du die erste Steuererklärung abgegeben hast, ändert sich das schlagartig. Das Finanzamt setzt dann zwei Dinge fest:
- Die Nachzahlung für das abgelaufene Jahr.
- Vierteljährliche Vorauszahlungen für das laufende Jahr (fällig 10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember), berechnet auf Basis deines Vorjahresgewinns.
Beides trifft dich oft im selben Bescheid. Wenn du im Gründungsjahr 8.000 Euro Einkommensteuer schuldest, kann es passieren, dass du diese 8.000 Euro nachzahlst und gleichzeitig vier Vorauszahlungen von je 2.000 Euro fürs laufende Jahr leisten musst. Das ist der Moment, in dem unvorbereitete Gründer ins Schwitzen kommen.
Merksatz: Die erste Steuererklärung ist nicht das Ende, sondern der Start der Vorauszahlungen. Plane das eingehende Geld dafür ein, bevor es da ist.
Tipp: Wenn dein Geschäft schlechter läuft als im Vorjahr, kannst du beim Finanzamt formlos eine Herabsetzung der Vorauszahlungen beantragen. Das Geld liegt dann bei dir statt beim Staat.
Rücklagen bilden: die wichtigste Gewohnheit überhaupt
Die einzig wirksame Versicherung gegen den Steuerschock ist eine Rücklage. Die Daumenregel für die meisten Solo-Selbstständigen lautet: Lege etwa 30 Prozent jeder Einnahme sofort zur Seite. Bei höheren Gewinnen eher 35 bis 40 Prozent. Diese Rücklage deckt Einkommensteuer, gegebenenfalls Gewerbesteuer und einen Puffer ab.
Praktisch geht das so: Sobald eine Kundenzahlung eingeht, überweist du 30 Prozent auf ein separates Tagesgeld- oder Unterkonto, auf das du nicht zugreifst. Bei der Umsatzsteuer ist es noch klarer, die eingenommene Umsatzsteuer gehört von vornherein nicht dir, also wandert sie ebenfalls sofort weg. Wer das vom ersten Auftrag an macht, hat den Steuerbescheid nie als Schock, sondern nur als Überweisung.
Beispiel-Aufteilung pro 1.000 € Honorar (Regelbesteuerung)
+ 190 € Umsatzsteuer -> sofort separates Konto
700 € fürs Geschäft/Leben
300 € Einkommensteuer-Rücklage -> separates Konto
Belege und GoBD: ohne Nachweis keine Ausgabe
Jede Betriebsausgabe, die du absetzen willst, brauchst du belegen können. Und die Aufbewahrung ist nicht freiwillig: Rechnungen, Belege und Geschäftsunterlagen musst du in der Regel 10 Jahre aufbewahren, und zwar GoBD-konform. Das heißt unveränderbar, vollständig, zeitgerecht erfasst und maschinell auswertbar. Eine PDF im E-Mail-Postfach oder ein Schuhkarton mit Bons erfüllt das nicht.
Gerade weil seit dem 01.01.2025 jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können muss, fallen immer mehr Belege digital an. Wie du sie revisionssicher ablegst, erklärt der Leitfaden GoBD-konform Rechnungen archivieren. Wer mit einem Steuerberater arbeitet, profitiert zusätzlich von einem sauberen DATEV-Export, der die Belegübergabe automatisiert.
Fristen: wann was beim Finanzamt sein muss
Im ersten Jahr verlierst du leicht den Überblick, weil mehrere Fristen parallel laufen. Die wichtigsten:
- Umsatzsteuervoranmeldung: bis 10. des Folgemonats bzw. Folgequartals, mit Dauerfristverlängerung einen Monat später.
- Steuervorauszahlungen: 10. März, Juni, September, Dezember (sobald festgesetzt).
- Einkommensteuererklärung inklusive EÜR und USt-Jahreserklärung: für 2025 bis zum 31. Juli 2026. Mit Steuerberater verlängert sich die Frist deutlich, für 2025 bis Ende Februar bzw. 1. März 2027.
Verpasst du die Abgabe, drohen Verspätungszuschläge von mindestens 25 Euro pro angefangenem Monat. Trag dir die Termine besser direkt in den Kalender ein, das Finanzamt erinnert dich nicht freundlich vorab.
Steuerberater: ja oder nein: und was kostet er?
Diese Frage stellt sich jeder im ersten Jahr. Eine ehrliche Antwort: Es kommt darauf an, wie komplex deine Lage ist und wie viel Zeit und Nerven du in Buchhaltung stecken willst.
Eher ohne Steuerberater kommst du aus, wenn du Kleinunternehmer oder Freiberufler mit überschaubaren Einnahmen bist, wenige Belege hast und dich in ELSTER einarbeiten magst. EÜR und Steuererklärung lassen sich dann gut selbst erledigen, unterstützt von ordentlicher Rechnungssoftware.
Eher mit Steuerberater fährst du, sobald es unübersichtlich wird: Gewerbe mit Umsatzsteuer, gemischte Tätigkeiten, viele Belege, Mitarbeiter, oder schlicht wenn dir die Materie keinen Spaß macht und dich Fehler mehr kosten als die Beratung.
Zu den Kosten: Für einen Solo-Selbstständigen mit EÜR und Steuererklärung bewegen sich die Honorare grob zwischen 500 und 1.000 Euro im Jahr bei einfacher Lage (Kleinunternehmer, wenige Belege) und 1.500 bis 3.000 Euro, wenn laufende Buchführung, Umsatzsteuervoranmeldungen und mehr Beratung dazukommen. Die Gebühren richten sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung und dem Umfang. Eine saubere, digitale Belegübergabe senkt das Honorar spürbar, viele Kanzleien geben dafür Rabatt.
Wo SimplyBills ins Bild kommt
Steuern zahlt am Ende dein Steuerberater oder ELSTER ab, nicht deine Rechnungssoftware. Aber die halbe Miete für entspannte Steuern wird beim Rechnungschreiben gelegt: korrekte Rechnungen, lückenlose Nummern, sauber erfasste Einnahmen und ein Export, der EÜR und Steuerberater füttert.
Und du kommst ums Thema E-Rechnung ohnehin nicht herum. Seit dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Betriebe mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab 2028 dann alle im B2B-Bereich. Wer selbstständig ist, schreibt Rechnungen, und die werden bald durchgehend strukturiert sein müssen.
Genau dafür ist SimplyBills gemacht: rechtssichere Rechnungen mit allen Pflichtangaben, automatischer Nummerierung, ZUGFeRD und XRechnung auf Knopfdruck, dazu ELSTER- und DATEV-Export, damit deine Zahlen am Jahresende geordnet vorliegen. Du startest kostenlos mit bis zu 3 Rechnungen pro Monat. Brauchst du mehr, kostet Pro 9 Euro im Monat (mit Mahnwesen, Vorlagen und GoBD-Archiv), Max 29 Euro (zusätzlich KI-Scan, DATEV-Export und wiederkehrende Rechnungen). Was wann passt, zeigt die Preisübersicht.
FAQ: häufige Fragen zu Steuern im ersten Jahr
Wie viel Steuern zahle ich als Selbstständiger im ersten Jahr?
Das hängt allein vom Gewinn ab, also Einnahmen minus Betriebsausgaben. Bis zum Grundfreibetrag von 12.348 Euro (2026) fällt keine Einkommensteuer an. Darüber beginnt der Tarif bei 14 Prozent und steigt progressiv. Bei einem Gewinn von 35.000 Euro liegt der durchschnittliche Einkommensteuersatz bei rund 17 Prozent. Dazu können Umsatzsteuer (durchlaufend) und bei Gewerbe die Gewerbesteuer kommen.
Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer abführen?
Nein. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus und führst keine ab, solange dein Vorjahresumsatz unter 25.000 Euro und der laufende Jahresumsatz unter 100.000 Euro bleibt (Stand 2025/2026). Im Gegenzug kannst du allerdings keine Vorsteuer aus deinen Einkäufen ziehen.
Zahlen Freiberufler Gewerbesteuer?
Nein. Freiberufler nach § 18 EStG sind von der Gewerbesteuer befreit. Sie betrifft nur Gewerbetreibende. Selbst dort greift ein Freibetrag von 24.500 Euro auf den Gewerbeertrag, und Einzelunternehmer rechnen die Gewerbesteuer über § 35 EStG weitgehend auf ihre Einkommensteuer an.
Wie viel Geld sollte ich für Steuern zurücklegen?
Als Daumenregel etwa 30 Prozent jeder Einnahme für die Einkommensteuer, bei höheren Gewinnen eher 35 bis 40 Prozent. Die eingenommene Umsatzsteuer legst du zusätzlich komplett zur Seite, sie gehört von vornherein dem Finanzamt. Am besten auf ein separates Konto, auf das du nicht zugreifst.
Warum will das Finanzamt nach dem ersten Jahr plötzlich Vorauszahlungen?
Sobald deine erste Steuererklärung vorliegt, kennt das Finanzamt deinen Gewinn und setzt vierteljährliche Vorauszahlungen für das laufende Jahr fest, oft im selben Bescheid wie die Nachzahlung fürs Vorjahr. Beides kann zusammentreffen. Läuft dein Geschäft schlechter, kannst du eine Herabsetzung der Vorauszahlungen beantragen.
Bis wann muss ich meine Steuererklärung abgeben?
Die Einkommensteuererklärung inklusive EÜR und Umsatzsteuer-Jahreserklärung für 2025 ist bis zum 31. Juli 2026 fällig. Lässt du dich von einem Steuerberater vertreten, verlängert sich die Frist deutlich (für 2025 bis Ende Februar bzw. 1. März 2027). Bei Verspätung drohen Zuschläge ab 25 Euro pro Monat.
Fazit
Steuern im ersten Jahr sind weniger kompliziert, als der Steuerbescheid aussieht, wenn du das System einmal verstanden hast. Merke dir drei Dinge: Versteuert wird der Gewinn, nicht der Umsatz. Die eingenommene Umsatzsteuer ist nie dein Geld. Und die 30-Prozent-Rücklage vom ersten Auftrag an erspart dir jeden Schock. Wer dazu seine Rechnungen sauber führt und sich frühzeitig über die Grundlagen der Selbstständigkeit klarwird, ist dem Finanzamt immer einen Schritt voraus.
Den ersten Baustein, ordentliche und exportfähige Rechnungen, kannst du heute legen: Rechnung erstellen mit SimplyBills, kostenlos starten, ohne Kreditkarte.
