Kurz gesagt: Eine Kleinunternehmer-Rechnung braucht dieselben zehn Pflichtangaben wie jede andere Rechnung, nur ohne Umsatzsteuer und mit einem Zusatzhinweis auf § 19 UStG. Unten findest du eine fertige Vorlage zum Kopieren, eine ausgefüllte Beispielrechnung und die drei Fehler, die uns in Kundenrechnungen am häufigsten begegnen.
Wer als Kleinunternehmer startet, greift meist zuerst zu Word oder Excel. Das funktioniert, bis die erste Rechnungsnummer doppelt vergeben wird oder der § 19-Hinweis vergessen geht. Diese Vorlage zeigt dir, worauf es ankommt, egal ob du sie in Word abtippst oder direkt mit einem Tool ausfüllst.
Was eine Kleinunternehmer-Rechnung enthalten muss
Die Rechtsgrundlage ist dieselbe wie für jede Rechnung: § 14 Abs. 4 UStG. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG ändern sich davon nur zwei Punkte, weil du keine Umsatzsteuer ausweist. Alle anderen acht Angaben bleiben gleich:
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Deine Steuernummer (eine USt-IdNr. brauchst du als Kleinunternehmer in der Regel nicht)
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
- Genaue Leistungsbeschreibung (Menge und Art)
- Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum
- Der Gesamtbetrag (ohne Steuersatz, da keine Umsatzsteuer anfällt)
- Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
Die vollständige Erklärung zu jedem einzelnen Punkt, inklusive Sonderfällen wie Reverse-Charge oder innergemeinschaftlicher Lieferung, steht in der Checkliste zu den Pflichtangaben auf der Rechnung. Hier geht es um das Ausfüllen, nicht um die Theorie dahinter.
Die Vorlage zum Kopieren
So sieht eine minimale, aber rechtssichere Kleinunternehmer-Rechnung aus. Ersetze die eckigen Klammern durch deine Angaben:
[Dein Name / Firma]
[Deine Straße, PLZ Ort]
Steuernummer: [deine Steuernummer]
Rechnung an:
[Name des Kunden]
[Straße, PLZ Ort des Kunden]
Rechnungsnummer: [z.B. RE-2026-001]
Rechnungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
Leistungszeitraum: [TT.MM.JJJJ] oder "entspricht Rechnungsdatum"
Leistung:
[Pos. 1: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Summe]
[Pos. 2: ...]
Gesamtbetrag: [X,XX] €
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Zahlbar bis [TT.MM.JJJJ] auf folgendes Konto:
IBAN: [deine IBAN]
Wichtig ist die Reihenfolge nicht, die Vollständigkeit schon. Fehlt eine Zeile, etwa der § 19-Hinweis, kann das Finanzamt bei deinem Kunden Rückfragen auslösen, selbst wenn inhaltlich alles stimmt.
Ausgefülltes Beispiel
Damit die Vorlage weniger abstrakt bleibt, hier eine reale Beispielrechnung. Anna Schmidt ist Grafikdesignerin und Kleinunternehmerin, sie hat für ein Café ein Logo entwickelt:
Anna Schmidt, Grafikdesign
Musterweg 5, 12345 Musterstadt
Steuernummer: 12/345/67890
Rechnung an:
Café Sonnenblick GmbH
Bahnhofstraße 3, 54321 Musterhausen
Rechnungsnummer: RE-2026-0031
Rechnungsdatum: 03.03.2026
Leistungszeitraum: 15.02.2026 – 01.03.2026
Leistung:
1. Logo-Konzept, 4 Std. à 65,00 € 260,00 €
2. Finales Logo-Design, 6 Std. à 65,00 € 390,00 €
Gesamtbetrag: 650,00 €
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Zahlbar bis 17.03.2026 auf folgendes Konto:
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90
Zwei Positionen, ein glatter Gesamtbetrag, ein sauberer § 19-Hinweis. Genau in dieser Schlichtheit soll eine Kleinunternehmer-Rechnung sein: vollständig, aber ohne unnötigen Ballast.
Die drei häufigsten Fehler beim Selberschreiben
Aus wiederkehrenden Supportfragen und Rechnungsprüfungen die Klassiker:
- Der § 19-Hinweis fehlt komplett. Ohne ihn wirkt die Rechnung, als hättest du die Umsatzsteuer schlicht vergessen. Das Finanzamt kann bei deinem Kunden nachfragen, im schlimmsten Fall wird die Vorsteuer verweigert, obwohl gar keine anfiel.
- Rechnungsnummern werden doppelt oder gar nicht vergeben. Wer die Nummer in Word manuell hochzählt, verliert irgendwann den Überblick, besonders nach dem Jahreswechsel. Eine Lücke ist erlaubt, eine Dopplung nicht.
- Ein Steuersatz wird trotzdem angegeben. Manche Word-Vorlagen sind für Regelbesteuerung gebaut und haben eine „19 %"-Zeile fest eingebaut. Die muss für Kleinunternehmer komplett raus, nicht nur auf 0 gesetzt werden.
Wo Word und Excel an ihre Grenzen stoßen
Eine einzelne Rechnung in Word zu tippen, ist kein Problem. Bei der zwanzigsten wird es mühsam: die Rechnungsnummer manuell hochzählen, den § 19-Hinweis in jeder neuen Datei neu einfügen, den Überblick behalten, welche Rechnung schon bezahlt ist. Genau diese Wiederholung automatisiert SimplyBills.
Du legst dein Profil einmal mit Steuernummer und § 19-Status an, hinterlegst deine Kunden, und ab dann läuft die Nummernvergabe automatisch fortlaufend, der Kleinunternehmer-Hinweis erscheint auf jeder Rechnung von selbst, und du siehst auf einen Blick, was offen und was bezahlt ist. Am Ende bekommst du PDF, XRechnung oder ZUGFeRD, je nachdem, was dein Kunde braucht.
Der Umstieg ist kostenlos möglich: Free deckt bis zu 3 Rechnungen im Monat ab, inklusive ZUGFeRD, XRechnung und Kundenverwaltung. Wächst dein Geschäft, kostet Pro 9 Euro im Monat mit Angeboten, Zahlungserinnerungen und GoBD-Archiv, Max 29 Euro mit DATEV-Export und KI-Funktionen obendrauf. Probier es direkt im Rechnungs-Editor aus.
FAQ zur Kleinunternehmer-Rechnungsvorlage
Was muss auf eine Kleinunternehmer-Rechnung, was nicht?
Alle zehn Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten auch für Kleinunternehmer, nur Steuersatz und Steuerbetrag entfallen. Stattdessen kommt der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" dazu. Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt und Gesamtbetrag bleiben wie bei jeder anderen Rechnung Pflicht.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine USt-IdNr. auf der Rechnung?
In der Regel nicht. Die Steuernummer reicht aus. Eine USt-IdNr. brauchst du nur, wenn du zusätzlich innergemeinschaftlich lieferst oder Reverse-Charge-Geschäfte abwickelst, was für die meisten Kleinunternehmer die Ausnahme ist.
Gibt es eine kostenlose Vorlage zum Download?
Die Vorlage in diesem Artikel kannst du direkt kopieren und in Word, Excel oder einem Texteditor einfügen. Für mehr als ein paar Rechnungen im Monat lohnt sich ein Tool wie SimplyBills mehr, weil Rechnungsnummer, § 19-Hinweis und Pflichtfelder automatisch stimmen, statt sie jedes Mal neu zu prüfen.
Was passiert, wenn ich versehentlich Umsatzsteuer ausweise?
Dann schuldest du diese Steuer laut § 14c Abs. 2 UStG trotzdem ans Finanzamt, obwohl du als Kleinunternehmer eigentlich keine erheben darfst. Die Rechnung muss dafür formal korrigiert werden. Deshalb lohnt sich der Blick, ob eine Vorlage wirklich für Kleinunternehmer gebaut ist und keine feste Steuerzeile mitschleppt.
Ab wann lohnt sich ein Tool statt Word oder Excel?
Sobald du regelmäßig Rechnungen schreibst und Wert auf eine korrekte, lückenlose Nummerierung legst, meist ab der zweiten oder dritten Rechnung im Monat. Der Zeitaufwand für manuelles Formatieren und Prüfen summiert sich schneller, als man denkt, und Fehler fallen oft erst auf, wenn der Kunde oder das Finanzamt nachfragt.
Fazit
Eine Kleinunternehmer-Rechnung ist keine Wissenschaft: zehn Pflichtangaben minus Steuersatz, plus § 19-Hinweis. Die Vorlage oben reicht für den Start völlig aus. Sobald du merkst, dass Rechnungsnummern, Kundendaten und der Überblick über offene Zahlungen zur eigenen Kleinarbeit werden, ist der Wechsel zu einem Tool der logische nächste Schritt.
Direkt loslegen: Rechnung erstellen · Funktionen ansehen · Plan wählen.
