"Rechnungsprogramm kostenlos" suchen vor allem Solo-Selbstständige, Handwerker und Freelancer. Wer im Monat zehn Rechnungen schreibt, will dafür kein 30-Euro-Buchhaltungs-Abo. Gleichzeitig kommt die E-Rechnungspflicht: ZUGFeRD und XRechnung werden im B2B Pflicht. Word und Excel reichen nicht mehr.
Wir haben neun bekannte Tools angeschaut: SimplyBills, sevdesk, lexoffice, easybill, FastBill, WISO Mein Büro, Billomat, Holvi und SumUp Invoices. Volle Transparenz vorweg: SimplyBills ist unser eigenes Produkt. Deshalb trennen wir klar, wo es gewinnt und wo eine Voll-Buchhaltung sinnvoller ist.
Kurzantwort für die meisten Solos: Wenn du konforme E-Rechnungen brauchst und keine eigene Buchhaltung im Tool willst, ist SimplyBills die ehrlichste Wahl. Dauerhaft gratis mit 3 Rechnungen pro Monat (ZUGFeRD und XRechnung inklusive). Unbegrenzt ab 7 €/Monat bei jährlicher Zahlung. sevdesk und lexoffice sind stark, wenn du Belege, Banking und EÜR selbst machen willst. Das kostet dann aber ein Abo und mehr Komplexität.
Die wichtigsten Kriterien 2026
Free-Tier vs. Test-Account
Viele große Anbieter (sevdesk, lexoffice, easybill, FastBill, WISO) geben 14 oder 30 Tage Test. Danach läuft das Abo weiter, wenn du nicht kündigst. Das ist kein Free-Tier. Echte dauerhafte Free-Tarife bieten aktuell SimplyBills, SumUp Invoices, Zervant und Holvi (nur mit Geschäftskonto). Wer "rechnungsprogramm kostenlos download" sucht, landet oft bei alten Desktop-Tools. Die laufen offline, sind aber selten GoBD- und E-Rechnungs-tauglich.
Bei SimplyBills gilt das Limit nur für die Anzahl der Rechnungen (3 pro Monat im Free-Tarif). Formate, E-Mail-Versand und Kundenverwaltung sind nicht künstlich beschnitten. Kein Wasserzeichen in der PDF.
E-Rechnung (ZUGFeRD + XRechnung)
Spätestens ab 2027/2028 brauchst du im B2B strukturierte E-Rechnungen. ZUGFeRD = PDF plus XML. XRechnung = reines XML für Behörden. Details im Leitfaden zur E-Rechnungspflicht und der XRechnung-Anleitung.
Hier trennt sich die Spreu vom Weizen: SimplyBills liefert beide Formate schon im Free-Tarif. SumUp und Holvi hinken hinterher. sevdesk und lexoffice können es, aber erst im bezahlten Abo nach dem Trial.
GoBD, DSGVO, Mobile
Rechnungen 10 Jahre revisionssicher: Word und Excel sind das nicht. Details in GoBD-konform archivieren. Hosting sollte in der EU liegen. Mobile-Apps sind für Handwerker nice-to-have. Für die meisten Freelancer reicht eine gute mobile Website.
Was dich der Wechsel wirklich spart
Typisches Solo-Profil: zwölf Rechnungen pro Monat. In Word etwa 15 Minuten pro Rechnung (Vorlage, Daten, PDF, Mail, Ablage). Drei Stunden im Monat, 36 Stunden im Jahr. Bei 60 € Stundensatz sind das 2.160 € reine Admin-Zeit.
Mit SimplyBills im Free-Tarif dauert dieselbe Rechnung oft zwei bis drei Minuten. Selbst im Pro-Tarif (84 €/Jahr, also 7 € pro Monat) amortisiert sich das nach der ersten Woche. Und du bist 2027 nicht auf dem falschen Fuß, wenn Kunden ZUGFeRD verlangen.
Vergleichstabelle: 9 Rechnungsprogramme
Stand Juli 2026. Preise der Wettbewerber sind Einstiegspreise laut Anbieter-Website. SimplyBills-Preise: Free dauerhaft 0 €, Pro und Max als Jahrespreis umgerechnet pro Monat (Toggle auf der Preisseite startet auf jährlich).
| Tool | Echter Free-Tier | ZUGFeRD + XRechnung | GoBD-Archiv | Mobile | Für wen? | Preis ab/Monat |
|---|---|---|---|---|---|---|
| SimplyBills | Ja (3 Rg./Monat, dauerhaft) | Ja, im Free | Pro | Web (mobil optimiert) | Solo, Handwerk, Freelancer | 0 € / ab 7 € (Pro) / ab 24 € (Max) |
| sevdesk | Nein (14 Tage Trial) | Ja (im Abo) | Ja | iOS + Android | KMU, eigene Buchhaltung | ab ca. 8,90 € |
| lexoffice | Nein (30 Tage Trial) | ZUGFeRD ja, XRechnung eingeschränkt | Ja | iOS + Android | Selbstständige mit Ökosystem | ab ca. 7,90 € |
| easybill | Nein (Trial) | Ja | Ja | iOS + Android | E-Commerce / Marktplätze | ab ca. 9 € |
| FastBill | Nein (Trial) | Teilweise | Ja | iOS + Android | Agenturen, hohes Volumen | ab ca. 9 € |
| WISO Mein Büro | Nein | Ja | Ja | App + Desktop | WISO-Nutzer | ab ca. 13 € |
| Billomat | Nein (Trial) | Ja | Ja | iOS + Android | Mittelklasse Buchhaltung | ab ca. 9 € |
| Holvi | Mit Geschäftskonto | Eingeschränkt / nein | Teilweise | iOS + Android | Konto + einfache PDF | ab ca. 9 € (Konto) |
| SumUp Invoices | Ja (Basic) | Eingeschränkt | Teilweise | iOS + Android | SumUp-Händler, PDF | 0 € / Pro ca. 9 € |
Lesen der Preis-Spalte: Bei SimplyBills stehen die Jahrespreise umgerechnet pro Monat (Pro 84 €/Jahr = 7 €/Monat, Max 288 €/Jahr = 24 €/Monat). Monatlich ohne Jahresbindung: Pro 9 €, Max 29 €. Wettbewerber-Preise sind typische Monats-Einstiege und ändern sich oft.
Die Tools im Detail
SimplyBills: Gewinner für Solo-Selbstständige
Das ist unser Tool. Stärken und Grenzen klar:
Stärken: Echter Free-Tarif mit 3 Rechnungen pro Monat, dauerhaft, ohne Trial-Falle. ZUGFeRD und XRechnung sind kostenlos dabei, genauso PDF, E-Mail-Versand, Kundenverwaltung und ELSTER-Vorbereitung. Oberfläche für eine Person: Rechnung unter zwei Minuten, Validierung gegen EN 16931 vor dem Versand. Pro (ab 7 €/Monat jährlich) schaltet unbegrenzte Rechnungen, Angebote, Storno, Logo, Mahnungen, Artikelvorlagen, wiederkehrende Rechnungen und GoBD-Archiv frei. Max (ab 24 €/Monat jährlich) ergänzt DATEV, CSV-Import und KI-Scan.
Grenzen: Keine Voll-Buchhaltung mit Bankabgleich und multi-user Lohn. Wer EÜR, Belegfoto und DATEV-Alltag selbst steuern will, ist bei sevdesk oder lexoffice besser aufgehoben. Wer einen Steuerberater hat und nur saubere Rechnungen braucht, spart mit SimplyBills genau den Ballast.
Für wen: Handwerker, Freelancer, Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Solos mit Steuerberater. Mehr in Rechnung schreiben als Freiberufler und im kostenlosen Rechnungsgenerator.
sevdesk: Stärke bei KMU und Belegerfassung
Stärken: Ausgereifte Komplettlösung. Belegerfassung per App mit OCR funktioniert gut. DATEV, EÜR, Bankanbindung, API.
Schwächen: Kein echter Free-Tier, nur Trial. Oberfläche mit vielen Menüs. Wer nur Rechnungen will, zahlt für Funktionen, die er nie anfasst.
Für wen: Teams und Selbstständige, die Buchhaltung selbst machen. DATEV-Export ist hier Alltag.
lexoffice: Klassiker mit großem Ökosystem
Stärken: Bekanntheit, Tutorials, Steuerberater, die lexoffice kennen. Aufgeräumter als sevdesk. Belege, EÜR, UStVA, ZUGFeRD.
Schwächen: XRechnung nicht so vollständig wie bei den E-Rechnung-Spezialisten. Kein Free-Tier. Günstigere Tarife schränken Features ein.
Für wen: Wer Buchhaltung selbst macht und schon im Haufe-Universum hängt.
easybill, FastBill, WISO, Billomat
easybill punktet bei Amazon- und eBay-Händlern (Marktplatz-Schnittstellen). FastBill bei automatischem Bankabgleich und Agenturen. WISO Mein Büro bei Nutzern, die ohnehin WISO Steuer fahren (teurer Einstieg). Billomat (Sage) ist solide Mittelklasse ohne klare Killer-Feature-Story. Alle ohne echten Free-Tier mit voller E-Rechnung.
Holvi und SumUp Invoices
Holvi ist primär Geschäftskonto mit Rechnungsmodul. Für 2027-konforme E-Rechnung oft zu dünn. SumUp Invoices (ex Debitoor) hat Free-Basic und passt zu SumUp-Kartenzahlern. Für EN-16931-E-Rechnung im Ernstfall meist zu schwach. Wer die Pflicht ernst nimmt, braucht ein anderes Tool zusätzlich oder wechselt.
Open Source: Invoice Ninja, InvoicePlane, Faktura-X
Kostenlos im Sinne von Softwarelizenz, aber du hostest selbst: Server, Updates, Backups, GoBD. Invoice Ninja ist am ausgereiftesten, deutsche Lokalisierung und ZUGFeRD/XRechnung aber nicht plug-and-play. InvoicePlane ist schlank und für 2027 kaum geeignet. Faktura-X zielt auf deutsche Formate, ist für Nicht-Entwickler zu aufwendig. Gegen 84 € Jahres-Abo lohnt Self-Hosting selten.
Welches Tool für welche Zielgruppe?
Solo-Selbstständige und Freelancer
SimplyBills Free reicht oft. Bei mehr als drei Rechnungen pro Monat: Pro ab 7 €/Monat jährlich. Keine Buchhaltungs-Suite nötig, wenn der Steuerberater den Rest macht. Siehe Rechnung als Freiberufler.
Handwerker
Schnelle Eingabe, ZUGFeRD für B2B, Versand per Mail. SimplyBills ist darauf zugeschnitten. sevdesk lohnt, wenn du Materialbelege scannen und buchen willst.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
SimplyBills unterstützt § 19 nativ und bleibt im Free-Tarif kostenlos nutzbar. Pflichtangaben: Checkliste. Mehr: E-Rechnung für Kleinunternehmer.
KMU und Teams
Mehrere Nutzer, eigene Buchhaltung, DATEV im Alltag: sevdesk oder lexoffice.
E-Commerce
easybill oder sevdesk über API. SimplyBills ist kein Marktplatz-Tool.
Word, Excel oder Tool?
Word- und Excel-Rechnungen sind nicht GoBD-konform und nicht EN 16931. Ab Empfangspflicht 2025 und Versandpflicht 2027/2028 brauchst du strukturierte Formate. Ein Free-Tarif mit ZUGFeRD/XRechnung ist die günstigste seriöse Antwort. Mehr: E-Rechnung kostenlos online erstellen.
GoBD und DSGVO kurz
SimplyBills: GoBD-Archiv im Pro-Tarif. sevdesk und lexoffice: in den bezahlten Plänen mitgedacht. EU-Hosting und AVV sind bei den deutschen Anbietern Standard. US-Free-Tools (Wave & Co.) fallen für die meisten deutschen Solos raus.
Migration in drei Schritten
1. Kunden exportieren (CSV wo möglich; SimplyBills-Import im Max-Tarif). 2. Alte Rechnungen archivieren (PDF/XML der letzten Jahre behalten). 3. Nummernkreis fortführen oder sauber zum Jahreswechsel neu starten. Parallel zwei Systeme parallel laufen lassen endet meist im Chaos. Besser ein Stichtag.
FAQ: kostenlose Rechnungsprogramme
Welches Rechnungsprogramm ist wirklich kostenlos?
Dauerhaft kostenlos mit brauchbarer E-Rechnung: vor allem SimplyBills (3 Rechnungen/Monat). SumUp Basic und Holvi (mit Konto) sind "kostenlos" im weiteren Sinn, aber bei ZUGFeRD/XRechnung schwach. sevdesk, lexoffice, easybill und FastBill sind Trials, keine Free-Tiers.
Reicht ein kostenloses Tool für Selbstständige?
Ja, wenn du bis zu drei Rechnungen pro Monat schreibst, einen Steuerberater hast und keine Voll-Buchhaltung im Tool brauchst. SimplyBills Free deckt genau das ab. Darüber: Pro ab 7 €/Monat jährlich.
Welches Rechnungsprogramm für Handwerker?
SimplyBills, wenn Geschwindigkeit und E-Rechnung zählen. sevdesk, wenn Belegfoto und Buchhaltung dazu sollen.
Kann ich mit einem kostenlosen Tool E-Rechnungen erstellen?
Ja. SimplyBills Free enthält ZUGFeRD und XRechnung. Bei den meisten anderen "kostenlosen" Angeboten fehlt die EN-16931-Tauglichkeit. Anleitung: ZUGFeRD erstellen.
Reicht Word oder Excel?
Nein. Nicht GoBD-konform, kein maschinenlesbares XML. Für 2027/2028 im B2B ungeeignet.
DSGVO bei kostenlosen Tools?
Deutsche/EU-Anbieter mit AVV bevorzugen. SimplyBills, sevdesk und lexoffice hosten in der EU.
Welches Tool für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
SimplyBills Free ist die günstigste saubere Option. sevdesk und lexoffice können § 19 auch, starten aber nach dem Trial.
Gibt es ein Rechnungsprogramm zum kostenlosen Download (Offline)?
Desktop-Tools wie Easyfirma oder ältere WISO-Versionen existieren. Für E-Rechnung und GoBD 2026 sind Cloud-Tools mit sauberem XML die bessere Wahl.
Fazit: Für Solos gewinnt das schlanke E-Rechnungstool
Wenn du eine Voll-Buchhaltung willst (Belege, Banking, EÜR selbst): lexoffice oder sevdesk. Wenn du Marktplätze anbindest: easybill. Wenn du nur konforme Rechnungen brauchst und Word ersetzen willst: SimplyBills.
SimplyBills gewinnt den Vergleich dort, wo die Suchintention "rechnungsprogramm kostenlos" wirklich hingeht: dauerhaft gratis starten, ZUGFeRD und XRechnung ohne Aufpreis, kein Feature-Friedhof. 3 Rechnungen pro Monat im Free-Tarif. Unbegrenzt ab 7 €/Monat bei jährlicher Zahlung (84 €/Jahr). Max ab 24 €/Monat jährlich, wenn DATEV und KI-Scan dazu sollen.
Mach den Praxistest: eine echte Rechnung in zwei Tools. Zähl Klicks, schau dir PDF und XML an, prüfe den Versand. Danach ist die Entscheidung meist klar. Direkt testen: Rechnungsgenerator, Funktionen, Preise (Jahresansicht).
