Kurz gesagt: Du musst kein neues Tool lernen. Verbinde dein ChatGPT oder Claude einmalig mit SimplyBills und schreib der KI dann einen Satz wie „Rechnung an Müller GmbH, 3 Stunden Beratung à 120 Euro, zahlbar in 14 Tagen". Die KI legt daraus einen fertigen Rechnungsentwurf an, mit Positionen, Kundendaten, Pflichtangaben und Steuerhinweis. Du schaust drüber und gibst den Versand frei. ZUGFeRD und XRechnung kommen automatisch raus. Das Ganze läuft über die KI-Schnittstelle (MCP) und ist in Pro und Max enthalten.
Vorab eine ehrliche Sache: Früher hatte SimplyBills einen eigenen Chat-Assistenten in der App. Den haben wir abgeschaltet. Nicht weil er schlecht war, sondern weil die meisten von euch ohnehin schon den ganzen Tag ChatGPT oder Claude offen haben. Einen zweiten KI-Chat im Rechnungsprogramm zu pflegen war doppelt gemoppelt. Sinnvoller ist es, deine KI an SimplyBills anzudocken. Dann schreibst du die Rechnung dort, wo du sowieso gerade tippst.
Rechnungen schreiben ist mühsame Klickarbeit. Kundenauswahl, Positionen eintragen, Steuersatz prüfen, Vorschau öffnen, Tippfehler korrigieren. Bis die Rechnung raus ist, sind fünf Minuten weg, obwohl der eigentliche Inhalt in zehn Sekunden im Kopf war. Wenn du 30 Rechnungen im Monat schreibst, sind das gut zwei Stunden, in denen nichts entstanden ist, was Geld bringt.
Wie das jetzt läuft: deine KI redet mit SimplyBills
Die KI-Schnittstelle nutzt MCP, das Model Context Protocol. Das ist ein offener Standard, mit dem ChatGPT und Claude externe Programme bedienen können. ChatGPT nennt das „Connectors", Claude „Custom Connectors". Beide sprechen dieselbe Sprache, und SimplyBills hört auf dieser Sprache zu.
Verstehen musst du davon nichts. Praktisch heißt es: Du erlaubst deiner KI einmal den Zugriff auf dein SimplyBills-Konto, und ab dann kann sie deine Kunden lesen, deine Artikelvorlagen abrufen und Rechnungsentwürfe anlegen. Die genaue Anleitung steht im Beitrag ChatGPT und Claude mit SimplyBills verbinden und auf der Seite zur KI-Schnittstelle.
Drei typische Situationen, in denen das wirklich Zeit spart
Bevor wir in die Details gehen, drei Alltagsszenen aus dem Support. Die hört man so oder so ähnlich jede Woche.
Auf der Baustelle, zwischen zwei Aufträgen
Markus ist Elektriker. Er hat gerade eine Steckdose getauscht, Materialkosten 12 Euro, eine halbe Stunde Arbeit. Früher hat er den Bon ins Auto geworfen und am Sonntagabend eine Stunde lang Rechnungen geschrieben. Heute öffnet er direkt vor der Tür die ChatGPT-App auf dem Handy: „Rechnung an Frau Becker, 0,5 Stunden Elektroarbeit 45 Euro, 1 Steckdose 12 Euro, sofort fällig." ChatGPT legt den Entwurf in SimplyBills an und fragt, ob es die Rechnung an Frau Becker schicken soll. Markus sagt Ja. Bis er im Auto sitzt, ist die Rechnung beim Kunden.
Im Auto, auf dem Heimweg
Sandra ist Coach, sie fährt von einem Workshop zurück. An der Ampel diktiert sie ihrer KI zwei Sätze: „Rechnung an Acme GmbH, ganztägiger Workshop 1.400 Euro, 14 Tage Zahlungsziel, als XRechnung." Daheim öffnet sie den Laptop, schaut zwei Sekunden auf den Entwurf in SimplyBills und gibt den Versand frei. Das war's.
Abends nach Feierabend, mit halbem Kopf
Jonas ist Texter, er hat einen Tag mit drei Mini-Aufträgen hinter sich. Statt jede Rechnung einzeln im Formular anzulegen, schreibt er Claude kurz hintereinander: „Rechnung an Vermietung24, Blog-Text 280 Euro." Dann: „Rechnung an Wandel-AG, Korrekturlauf 1 Stunde 90 Euro." Und so weiter. In zwei Minuten liegen drei Entwürfe in SimplyBills, die er der Reihe nach freigibt.
Wer mehr über die Pflichtfelder hinter den Kulissen wissen will, findet die Details in unserer Pflichtangaben-Checkliste und in der Anleitung zum Rechnung schreiben für Freiberufler.
Was beim Chatten im Hintergrund passiert
Du tippst einen Satz, deine KI macht daraus eine saubere Rechnung. Damit das klappt, laufen drei Dinge zusammen.
1. Kundenabgleich
Die KI liest deinen Satz und gleicht ihn über die Schnittstelle mit deiner Kundenliste ab. Schreibst du „Müller GmbH", findet sie den passenden Kunden inklusive Adresse, USt-ID und üblichem Zahlungsziel. Ist der Kunde noch nicht angelegt, fragt die KI nach den fehlenden Daten und legt ihn auf Wunsch neu an. Du musst keine ID kennen und nichts kopieren.
2. Artikelvorlagen statt Tippen
Wenn du oft die gleichen Leistungen abrechnest, hast du sie wahrscheinlich als Artikelvorlagen gespeichert. Die KI erkennt sie an Stichworten. „Logo-Design" findet die hinterlegte Position mit Beschreibung und Standardpreis, „Wartung" findet den Wartungsblock. Das spart Tippfehler und du musst nicht jedes Mal überlegen, wie du die Leistung beschreibst.
3. Pflichtangaben und Beträge rechnet das System
Pflichtangaben nach §14 UStG sind nicht verhandelbar. Den Steuersatz, die fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den Leistungszeitpunkt und den Hinweis nach §19 UStG (wenn du Kleinunternehmer bist) setzt SimplyBills selbst. Auch die Beträge rechnet das System, nicht die KI. Damit kann sich die KI gar nicht verrechnen, sie liefert nur die Beschreibung, die Mathematik bleibt im Server.
Beispiele, die zuverlässig funktionieren
Aus dem internen Testset, gekürzt auf die häufigsten Muster:
- „Rechnung an Müller GmbH, 3 Stunden Beratung à 120 Euro, 14 Tage Zahlungsziel."
- „Neue Rechnung für Frau Schneider, einmal Logo-Design 450 Euro netto, einmal Abstimmung 1 Stunde 90 Euro, Kleinunternehmer §19 UStG."
- „Nimm die letzte Rechnung an Hofmann Elektro als Vorlage und setz das heutige Datum."
- „Erstell eine XRechnung an die Stadtverwaltung München, Leitweg-ID 04011000-1234-56, einmal Beratung 800 Euro."
- „Mach mir die monatliche Wartungspauschale für die Acme GmbH, 250 Euro netto, fällig in 7 Tagen."
- „Storno für Rechnung 2026-0042, Begründung falscher Steuersatz."
Die KI legt im Hintergrund einen Entwurf an, der sofort in deiner SimplyBills-Rechnungsliste auftaucht. Fehlen Kundendaten, fragt sie zurück. Steht der Kunde schon in deiner Datenbank, zieht sie Adresse und Steuernummer automatisch.
Der wichtigste Punkt: du gibst den Versand frei
Niemand will, dass eine KI heimlich Rechnungen rausschickt. Deshalb ist die Schnittstelle bewusst so gebaut, dass die KI Entwürfe anlegen darf, das Versenden aber bestätigen lassen muss.
Will die KI eine Rechnung verschicken, antwortet SimplyBills nicht mit „erledigt", sondern mit einer Rückfrage. Die enthält eine kurze Zusammenfassung, etwa „Rechnung RE-2026-0001 über 357,00 Euro geht an kunde@firma.de". Die KI muss dir das zeigen und dich fragen. Sagst du Ja, läuft der Versand. Antwortest du nicht, passiert nichts. Diese Bestätigung sitzt auf dem Server, nicht in der KI, deshalb lässt sie sich nicht durch einen geschickten Chat-Trick umgehen.
Eine Sache zu den Tarifen: Entwürfe anlegen und lesen geht ab Pro. Das Versenden und Löschen über die KI ist im Max-Tarif freigeschaltet. Wer Pro hat, lässt sich die Rechnung also von der KI bauen und drückt dann selbst in SimplyBills auf Senden. Wer Max hat, kann den Versand komplett im Chat erledigen, jeweils nach Bestätigung.
Erst wenn du zustimmst, läuft der Export als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung und der E-Mail-Versand. Bis dahin ist alles im Entwurfsstatus und folgenlos.
Warum das besser ist als ein Formular
Formulare sind schnell zu bauen, aber langsam zu benutzen. Du musst jeden Klick denken, jedes Feld finden, jeden Dropdown öffnen. Bei der Rechnung Nummer 47 im Monat nervt das. Außerdem zwingt dich ein Formular in seine Reihenfolge: erst Kunde, dann Positionen, dann Zahlungsbedingungen. Im Kopf läuft das aber anders. Im Kopf hast du erst „drei Stunden Beratung für die Müllers" und füllst danach das Drumherum.
Ein Chat ist anders. Du formulierst einmal, was du willst, und der Rest läuft im Hintergrund. In unseren Zeitmessungen braucht ein eingearbeiteter Nutzer im Formular etwa zwei bis drei Minuten pro Rechnung. Per Chat sind es unter 30 Sekunden, inklusive der kurzen Kontrolle am Ende.
Der Unterschied fällt besonders dann auf, wenn du auf dem Handy arbeitest. Kleine Touch-Formulare sind die Hölle, ein Chatfenster ist ein Chatfenster. Wer schon mal eine Rechnung im Auto am Smartphone geschrieben hat, kennt den Unterschied. Und weil du die KI-App ohnehin schon installiert hast, brauchst du dafür kein eigenes SimplyBills-Fenster zu öffnen.
Chat gegen Formular: zwei Zeitmessungen
Zahlen aus zwei Durchläufen mit demselben Nutzer und derselben Rechnung:
Formular-Weg (klassischer Editor)
- Kunde auswählen: 15 Sekunden
- Position 1 eintragen: 25 Sekunden
- Position 2 eintragen: 25 Sekunden
- Steuersatz und Zahlungsziel setzen: 20 Sekunden
- Vorschau prüfen und senden: 35 Sekunden
- Gesamt: rund 2 Minuten
Chat-Weg (KI-Schnittstelle)
- Satz tippen: 10 Sekunden
- Entwurf erscheint in SimplyBills: 5 Sekunden
- Entwurf prüfen und Versand bestätigen: 15 Sekunden
- Gesamt: rund 30 Sekunden
Etwa vier Mal schneller. Bei 30 Rechnungen im Monat sind das rund 45 gewonnene Minuten, bei 100 Rechnungen über zwei Stunden. Reicht für eine zusätzliche Beratung oder einen ruhigen Sonntag.
Was die KI alles versteht
Die kurze Antwort: alles, was auf eine normale Rechnung gehört. Die etwas längere:
- Kunden. Per Name, Firmenname oder Kurzform. Neue Kunden legt die KI bei Bedarf an und fragt fehlende Adressdaten nach.
- Positionen. Menge, Einheit, Beschreibung, Einzelpreis, Rabatt.
- Steuer. 19 Prozent, 7 Prozent, Kleinunternehmer nach §19 UStG. Ohne Angabe greift die Voreinstellung aus deinem Firmenprofil.
- Zahlungsziel. „Sofort", „in 14 Tagen", „bis 30. Juni".
- Format. ZUGFeRD für normale Geschäftskunden, XRechnung für Behörden.
- Wiederkehrungen. „Jeden Monat am 1." kann eine wiederkehrende Rechnung anlegen.
Was die Schnittstelle bewusst nicht tut: heimlich abschicken. Eine Rechnung verlässt SimplyBills immer erst nach deiner Bestätigung. Das ist eine Grundregel, die wir nicht verhandeln.
Datenschutz: was mit deinen Daten passiert
Berechtigte Frage. Drei Punkte für die kurze Version:
- Du wählst die KI. Bei dieser Schnittstelle redet deine eigene KI (ChatGPT, Claude) mit SimplyBills. Welche Daten dein KI-Anbieter verarbeitet, regelst du in deinem Vertrag mit ihm. SimplyBills selbst speichert deine Rechnungen weiterhin im EU-Supabase in Frankfurt.
- Enger Zugriff. Die KI bekommt keine Generalvollmacht, sondern genau die Werkzeuge, die du freigibst. Versenden und Löschen kannst du komplett abschalten.
- Jederzeit widerrufbar. Der Zugriff läuft über OAuth. In den Einstellungen siehst du, welche KIs verbunden sind, und nimmst den Zugriff mit einem Klick wieder weg.
Eine Sorge bleibt berechtigt: Wenn eine KI Rechnungen vorbereitet, wer haftet? Die Antwort ist unverändert, nämlich du. Die KI macht nichts, was du nicht vorher siehst und bestätigst. Du bleibst Rechnungssteller und verantwortlich für die Richtigkeit. SimplyBills ist dabei nur das Werkzeug.
Grenzen: was per Chat nicht so rund läuft
Ehrlichkeit hilft mehr als Marketing. Drei Fälle, in denen wir empfehlen, das normale Formular zu nutzen:
- Komplexe Reverse-Charge-Fälle. Innergemeinschaftliche Leistung an einen EU-Geschäftskunden mit Steuerschuldumkehr, dazu eine Position für Auslagen ohne USt. Das schreibt man besser einmal sauber im Formular, statt es per Chat dreimal nachzubessern.
- Sammelrechnungen mit vielen heterogenen Positionen. 20 verschiedene Posten mit unterschiedlichen Steuersätzen sind im Formular übersichtlicher.
- Erst-Einrichtung. Ohne angelegte Kunden und Artikelvorlagen muss die KI ständig nachfragen. Erst Stammdaten füllen, dann chatten.
Für den Standardfall (bekannte Kunden, gespeicherte Positionen, normale Mehrwertsteuer) ist der Chat klar schneller. Für die paar Spezialfälle ist das Formular besser, und es bleibt jederzeit als zweite Spur erhalten.
Wem das wirklich hilft
Die Schnittstelle ist gedacht für Leute, die viele kleine Rechnungen schreiben und bei denen jeder gesparte Klick sich aufsummiert. Aus dem Support hören wir das vor allem von:
- Handwerkern, die nach einem Einsatz direkt vom Auto aus abrechnen wollen.
- Coaches und Beratern mit dem Stundensatz als Dauerthema.
- Freelancern mit vielen Klein-Aufträgen wie Texten, Grafiken, Korrekturen.
- Solo-Agenturen, die abends schnell den Tagesstapel schreiben.
- Allen, die ChatGPT oder Claude ohnehin den ganzen Tag offen haben.
Wenn du nur zwei Rechnungen im Monat stellst, brauchst du das nicht. Das sagen wir lieber offen. Schau dir in dem Fall in Ruhe unseren Funktionsumfang an.
Verwandte Funktionen, die zusammenpassen
Die KI-Schnittstelle ist Teil einer kleinen Suite, die zusammen mehr Sinn ergibt als einzeln:
- KI-Scan: PDF-Rechnungen und Belege einscannen und automatisch auslesen lassen.
- Offene Rechnungen per KI eintreiben: deine KI findet überfällige Rechnungen und entwirft die passende Mahnung.
- Wiederkehrende Rechnungen: automatischer Monats-Versand bei Retainern und Wartungsverträgen.
Die Schnittstelle selbst gibt es schon ab Pro (lesen und Entwürfe anlegen). Versenden und Löschen über die KI gehören zu Max.
Rechnung per Chat in 3 Schritten
Schritt 1: KI mit SimplyBills verbinden
In SimplyBills unter Einstellungen, KI-Schnittstelle, die Adresse kopieren und in ChatGPT oder Claude als Connector einfügen. Einmal anmelden, Zugriff erlauben. Die ausführliche Anleitung steht auf der Seite zur KI-Schnittstelle.
Schritt 2: Satz tippen oder diktieren
Schreib deiner KI in einem Satz, was auf die Rechnung soll. Auf dem Handy reicht der Mikrofon-Knopf der Tastatur. Beispiel: „Rechnung an Müller GmbH, 3 Stunden Beratung à 120 Euro, 14 Tage Zahlungsziel." Der Entwurf erscheint in Sekunden in SimplyBills.
Schritt 3: Entwurf prüfen und Versand freigeben
Schau auf den Entwurf, bestätige der KI den Versand (Max) oder drück selbst in SimplyBills auf Senden (Pro). Die Rechnung verlässt SimplyBills als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung per E-Mail und landet im Archiv. Fertig in unter 30 Sekunden.
Preis und Verfügbarkeit
Die KI-Schnittstelle ist in Pro (9 Euro pro Monat) und Max (29 Euro pro Monat) enthalten. In Pro liest die KI deine Daten und legt Entwürfe an. In Max kommt das Versenden und Löschen dazu, jeweils mit Bestätigung. Im selben Max-Plan sind auch KI-Scan, DATEV-Export, wiederkehrende Rechnungen und die EÜR enthalten.
Wenn du erstmal ohne KI starten willst, kannst du jederzeit eine erste Rechnung im Free-Plan erstellen und später upgraden. Deine Daten bleiben erhalten, Kunden und Positionen wandern automatisch mit.
Häufige Fragen
Wie erstelle ich eine Rechnung per Chat?
Du verbindest dein ChatGPT oder Claude über die KI-Schnittstelle (MCP) mit SimplyBills und schreibst der KI dann in normaler Sprache, was auf die Rechnung soll. Die KI legt einen vollständigen Entwurf mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG an. Beträge und Rechnungsnummer rechnet SimplyBills selbst. Versendet wird erst nach deiner Bestätigung.
Welche KI brauche ich dafür?
ChatGPT oder Claude funktionieren direkt, genauso jedes Tool, das den offenen MCP-Standard unterstützt. Du nutzt also die KI, die du ohnehin schon hast. SimplyBills bringt keine eigene Chat-KI mehr mit.
Kann die KI heimlich Rechnungen verschicken?
Nein. Entwürfe anlegen und lesen darf sie ohne Rückfrage. Versenden und Löschen muss sie sich von dir bestätigen lassen. Die Prüfung dafür sitzt auf dem Server von SimplyBills und lässt sich nicht per Chat-Trick umgehen. Das Versenden über die KI ist außerdem dem Max-Tarif vorbehalten.
Funktioniert das auf dem Handy?
Ja. Du nutzt einfach die App deiner KI, etwa ChatGPT oder Claude auf dem Smartphone, und tippst oder diktierst deinen Satz. Praktisch für Handwerker direkt nach dem Einsatz oder Coaches im Auto.
Was passiert mit meinen Daten?
Welche Daten dein KI-Anbieter verarbeitet, regelt dein Vertrag mit ihm, denn die KI gehört dir. SimplyBills speichert deine Rechnungen weiterhin im EU-Supabase in Frankfurt. Den Zugriff der KI auf dein Konto erlaubst du über OAuth und widerrufst ihn in den Einstellungen mit einem Klick.
Was, wenn die KI etwas falsch versteht?
Du siehst den Entwurf in SimplyBills, bevor etwas rausgeht. Korrekturen sagst du der KI direkt im Chat („mach das Zahlungsziel auf 30 Tage") oder du änderst sie im Rechnungseditor. Eine bereits versendete fehlerhafte Rechnung korrigierst du mit einer Stornorechnung.
Brauche ich noch das klassische Formular?
Für drei Fälle ja: komplexe Reverse-Charge-Konstellationen, Sammelrechnungen mit vielen heterogenen Positionen und ganz am Anfang ohne Stammdaten. Für die meisten Solo-Selbstständigen ist der Chat der schnellere Weg, das Formular bleibt aber als zweite Spur.
Was du jetzt machen kannst
Die beste Art, das zu verstehen, ist auszuprobieren. Verbinde deine KI mit SimplyBills und lass sie eine Rechnung bauen, die du heute sowieso noch raushauen musst. Nach der ersten fertigen Rechnung weißt du, ob das für deinen Alltag passt. Falls nicht, das klassische Formular ist nur einen Klick entfernt, und die Tarife sind monatlich kündbar.
