Kurz gesagt: Eine Handwerkerrechnung braucht dieselben Pflichtangaben wie jede andere Rechnung nach § 14 UStG, dazu aber eine Besonderheit, die dein Kunde bares Geld wert ist: Lohn-, Fahrt- und Materialkosten müssen getrennt ausgewiesen sein. Nur dann kann ein privater Auftraggeber die Steuerermäßigung nach § 35a EStG nutzen, 20 Prozent der Arbeitskosten, bis zu 1.200 Euro im Jahr.
Viele Handwerksbetriebe kennen die Pflichtangaben, übersehen aber genau diese Kostentrennung, oder machen sie nur auf Nachfrage. Das kostet Kunden bares Geld und dir womöglich einen wiederkehrenden Auftrag. Dieser Artikel zeigt, wie eine Handwerkerrechnung korrekt aussieht, mit ausgefülltem Beispiel.
Die Basis: dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung
Eine Handwerkerrechnung ist zunächst eine ganz normale Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG. Pflicht sind:
- Name und Anschrift von Betrieb und Kunde
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung (was genau wurde gemacht)
- Leistungszeitpunkt (wann wurde die Arbeit ausgeführt)
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag (oder der § 19-Hinweis, falls du Kleinunternehmer bist)
Die ausführliche Erklärung zu jedem Punkt mit Beispielen steht in der Checkliste zu den Pflichtangaben auf der Rechnung. Was in dieser Liste fehlt, weil es nur für Handwerksleistungen an private Auftraggeber gilt, ist der nächste Abschnitt.
Die Besonderheit: Lohn, Fahrt und Material getrennt ausweisen
Rechnest du für einen privaten Haushalt ab, sei es eine Reparatur, Wartung oder Modernisierung, kann dein Kunde einen Teil der Kosten direkt von seiner Steuerschuld abziehen: 20 Prozent der Arbeitskosten, gedeckelt bei 1.200 Euro Steuerersparnis im Jahr (§ 35a Abs. 3 EStG). Das ist keine Ermäßigung, die das Finanzamt automatisch berechnet. Sie setzt voraus, dass deine Rechnung die Kosten so aufschlüsselt, dass Arbeits- und Materialanteil eindeutig getrennt sind.
Konkret musst du auf der Rechnung getrennt ausweisen:
- Lohnkosten: Arbeitszeit, Stundensatz, Gesamtsumme.
- Fahrt- und Maschinenkosten: Anfahrt, Maschineneinsatz, Entsorgung, sofern anfallend. Diese zählen für den Steuerbonus wie Lohnkosten.
- Materialkosten: Ersatzteile, Verbrauchsmaterial, eingebaute Komponenten. Diese zählen für den Bonus nicht mit.
Eine Sammelposition wie „Reparatur pauschal 450 €" reicht nicht. Ohne Trennung verliert dein Kunde den kompletten Steuervorteil, selbst wenn der Materialanteil winzig war.
Zweite Bedingung: keine Barzahlung
Der Steuerbonus greift nur, wenn die Rechnung per Überweisung bezahlt wird. Eine Barzahlung schließt § 35a EStG komplett aus, unabhängig davon, wie sauber die Rechnung aufgeschlüsselt ist. Das Finanzamt verlangt im Zweifel den Kontoauszug als Nachweis. Wer als Handwerksbetrieb regelmäßig private Kunden bedient, sollte auf der Rechnung deshalb aktiv auf die Überweisung hinweisen, nicht nur aus Buchhaltungsgründen, sondern weil es für den Kunden bares Geld bedeutet.
Ausgefülltes Beispiel
Ein Elektriker tauscht bei einem Privatkunden eine defekte Steckdose und verlegt eine neue Leitung:
Elektro Krause GmbH
Industriestraße 8, 45678 Musterort
USt-IdNr.: DE987654321
Rechnung an:
Herrn Thomas Bauer (privat)
Gartenweg 2, 45678 Musterort
Rechnungsnummer: RE-2026-0512
Rechnungsdatum: 10.09.2026
Leistungsdatum: 08.09.2026
Arbeitsleistung (Lohnkosten):
Steckdose tauschen, Leitung neu verlegen
2,5 Std. à 68,00 € netto 170,00 €
Fahrtkosten:
Anfahrtspauschale 25,00 €
Materialkosten:
1 Steckdose, 5 m Kabel, Kleinteile 34,00 €
Zwischensumme netto: 229,00 €
zzgl. 19 % USt: 43,51 €
Gesamtbetrag: 272,51 €
Bitte per Überweisung begleichen (nicht bar), Zahlungsziel 14 Tage:
IBAN: DE45 6789 0123 4567 8901 23
Hinweis: Lohn- und Fahrtkosten (195,00 € netto) sind nach § 35a EStG
steuerlich begünstigt, sofern die Zahlung per Überweisung erfolgt.
Der Hinweis am Ende ist kein Muss, aber guter Service: Er zeigt dem Kunden auf einen Blick, welcher Teilbetrag für die Steuererklärung relevant ist, ohne dass er selbst nachrechnen muss.
Häufige Fehler in der Praxis
- Alles in einer Summe abgerechnet. Der Klassiker. Ohne Trennung von Lohn und Material ist der Steuerbonus für den Kunden futsch, egal wie korrekt die Rechnung sonst ist.
- Barzahlung akzeptiert und trotzdem der Steuerbonus versprochen. Führt zu Ärger, wenn der Kunde die Rechnung beim Finanzamt einreicht und der Bonus abgelehnt wird.
- Fahrtkosten unter „Sonstiges" versteckt. Fahrt- und Maschinenkosten zählen zu den begünstigten Kosten wie Lohn, sollten aber trotzdem als eigene Zeile erkennbar sein, nicht in einer Materialposition untergehen.
- Keine fortlaufende Rechnungsnummer. Gerade bei vielen kleinen Aufträgen pro Woche schleichen sich hier Dopplungen ein, die bei einer Betriebsprüfung auffallen.
Warum sich die saubere Trennung für dich lohnt
Der Steuerbonus ist nicht dein Problem, er ist der deines Kunden. Trotzdem lohnt sich die korrekte Aufschlüsselung auch für dich: Kunden, die wissen, dass sie bei dir automatisch eine „steuerlich verwertbare" Rechnung bekommen, fragen seltener nach Rabatt und empfehlen dich eher weiter. Gerade im Privatkundengeschäft ist das ein Wettbewerbsvorteil, den viele kleinere Betriebe liegen lassen, weil die Trennung manuell in Word oder Excel schnell untergeht.
In SimplyBills legst du Lohn-, Fahrt- und Materialpositionen einfach als getrennte Rechnungspositionen an, einmal als Artikelvorlage gespeichert, tippst du sie bei jedem Auftrag nur noch an. Rechnungsnummern laufen automatisch fortlaufend, Pflichtangaben werden vor dem Versand geprüft. Der Einstieg ist kostenlos mit bis zu 3 Rechnungen im Monat, Pro (ab 7 €/Monat jährlich) und Max (ab 24 €/Monat jährlich) legen unter anderem Mahnwesen, wiederkehrende Rechnungen und DATEV-Export drauf.
FAQ zur Handwerkerrechnung
Was ist eine Handwerkerrechnung genau?
Rechtlich ist es eine normale Rechnung mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG. Der Begriff wird umgangssprachlich vor allem für Rechnungen an private Haushalte genutzt, bei denen der Kunde die Steuerermäßigung nach § 35a EStG nutzen möchte. Dafür müssen Lohn-, Fahrt- und Materialkosten getrennt ausgewiesen sein.
Wie viel Steuerbonus bringt eine Handwerkerrechnung dem Kunden?
20 Prozent der Arbeitskosten (Lohn, Fahrt, Maschineneinsatz), maximal 1.200 Euro Steuerersparnis pro Jahr. Das entspricht Arbeitskosten von bis zu 6.000 Euro netto im Jahr. Materialkosten zählen nicht in diese Berechnung.
Muss ich Lohn und Material immer trennen?
Rechtlich verlangt § 14 UStG das nicht direkt, aber ohne Trennung kann dein Kunde den Steuerbonus nach § 35a EStG nicht geltend machen. Für Aufträge an Privathaushalte ist die Trennung deshalb in der Praxis Standard und ein klares Servicemerkmal.
Zählt die Anfahrt zu den begünstigten Kosten?
Ja. Fahrtkosten und Maschineneinsatz zählen wie Lohnkosten zu den nach § 35a EStG begünstigten Aufwendungen. Nur reines Material ist ausgenommen.
Warum wird der Steuerbonus bei Barzahlung abgelehnt?
Der Gesetzgeber verlangt einen bankmäßigen Zahlungsnachweis, um Schwarzarbeit zu erschweren. Eine Barzahlung lässt sich nicht eindeutig nachweisen, deshalb entfällt der Bonus unabhängig davon, wie korrekt die Rechnung sonst aufgeschlüsselt ist.
Gilt der Steuerbonus auch für gewerbliche Kunden?
Nein. § 35a EStG gilt ausschließlich für Leistungen in einem privaten Haushalt in der EU oder im EWR. Rechnungen an Unternehmen oder Vermieter für gewerblich genutzte Objekte sind davon ausgenommen.
Fazit
Eine Handwerkerrechnung unterscheidet sich von jeder anderen Rechnung nur in einem Punkt, der aber zählt: die getrennte Ausweisung von Lohn-, Fahrt- und Materialkosten. Wer das automatisch richtig macht, statt es bei jedem Auftrag neu zu überlegen, spart sich Rückfragen und macht seinen Kunden nebenbei zu treuen Empfehlern.
Direkt loslegen: Rechnung erstellen · Funktionen ansehen · Plan wählen.
